Contexto y consulta inicial

En el marco del Plan de Vigilancia y Control Fiscal 2024, la Contraloría Delegada para el Sector Salud realizó una auditoría de cumplimiento a una entidad prestadora de salud correspondiente a la vigencia 2023. La auditoría identificó varios hallazgos administrativos, incluyendo algunos con presunto daño fiscal significativo. Sin embargo, los estados financieros entregados para sustentar estos hallazgos eran preliminares, no certificados ni aprobados por los órganos societarios correspondientes, lo que generó incertidumbre sobre la certeza de la cuantificación del daño y la viabilidad de iniciar indagaciones preliminares. Por ello, se solicitó a la Oficina Jurídica un concepto sobre la posible limitante para dar inicio a dichas indagaciones, considerando además los plazos establecidos en la Ley 610 de 2000.

Definición y función de la indagación preliminar

La indagación preliminar es una actuación administrativa preprocesal, cuyo objetivo es verificar la competencia del órgano fiscalizador, la ocurrencia del hecho, la afectación al patrimonio público, la entidad afectada y la identificación de los presuntos responsables. Según la Ley 610 de 2000, esta etapa tiene un término máximo de seis meses, prorrogables por igual término, al cabo de los cuales se debe decidir entre archivar las diligencias o abrir el proceso de responsabilidad fiscal.

Viabilidad para iniciar indagaciones con estados financieros no certificados

La Oficina Jurídica señala que la apertura y trámite de la indagación preliminar no requieren la fijación exacta de la cuantía del daño fiscal, sino que basta que esta sea determinable. Los estados financieros preliminares pueden servir como base para iniciar la indagación, siempre que existan elementos suficientes para presumir un posible detrimento patrimonial. La indagación busca precisamente clarificar y determinar con mayor certeza estos aspectos, por lo que no constituye un obstáculo el hecho de que los estados financieros no estén certificados al momento de su apertura.

Limitaciones temporales para la indagación preliminar

Aunque la indagación preliminar cuenta con un plazo máximo de seis meses para su desarrollo, la verdadera limitante para su inicio es la caducidad de la acción fiscal, que opera a los cinco años contados desde la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio público. La apertura de la indagación debe realizarse antes de que opere dicha caducidad para asegurar la validez del procedimiento. Además, la indagación puede ser reaperturada en caso de que surjan nuevas pruebas antes de que opere la caducidad o prescripción.

Conclusiones principales

- La indagación preliminar es una etapa previa al proceso de responsabilidad fiscal y su función es esclarecer hechos, daños, entidad afectada y responsables. - No es indispensable contar con estados financieros certificados para iniciar la indagación, siempre que se pueda determinar la posible cuantía del daño. - La indagación tiene un plazo de seis meses para su trámite, pero puede ser prorrogada y debe iniciarse antes de la caducidad de la acción fiscal, que es de cinco años. - La apertura de la indagación no afecta la independencia y autonomía de los órganos de control fiscal. Este concepto orienta a las dependencias de la Contraloría y entidades de control para la correcta aplicación de las normas en materia de vigilancia y control fiscal, especialmente en situaciones donde la información financiera definitiva aún no está disponible, garantizando así que la protección del patrimonio público se realice con base en procedimientos adecuados y oportunos.