La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República respondió a inquietudes planteadas por la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente en relación con la presentación y seguimiento de los avances semestrales de los planes de mejoramiento que deben presentar los sujetos de control fiscal.

Contexto y alcance del concepto jurídico

Este concepto tiene carácter orientativo para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes en materia de control fiscal. No es de obligatorio cumplimiento ni fuente normativa, y está dirigido a dependencias internas de la Contraloría, entidades vigiladas y contralorías territoriales. La Oficina Jurídica aclara que no todas sus posiciones comprometen institucionalmente a la Contraloría, salvo las previamente coordinadas.

Definición y regulación de los planes de mejoramiento

Los planes de mejoramiento son instrumentos que contienen el conjunto de acciones correctivas y preventivas que un sujeto de control debe ejecutar para subsanar las causas administrativas que originaron hallazgos detectados por la Contraloría en procesos de auditoría. Estos planes y sus avances son insumos fundamentales para el ejercicio del control fiscal y son evaluados en informes de auditoría. La reglamentación interna vigente se encuentra principalmente en la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0066-2024, que actualiza y subroga normativas anteriores, sin modificar sustancialmente el procedimiento general para la presentación y seguimiento de estos planes.

Principales modificaciones normativas y vigencia

Entre los cambios más relevantes se destacan: - La denominación del reporte sobre cumplimiento pasó a llamarse “Informe de avance del Plan de Mejoramiento”, sin que esto altere sustancialmente el procedimiento. - Se estableció que cada sujeto de vigilancia y control fiscal tendrá una única fecha límite asignada en el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes (SIRECI) para presentar dicho informe, obligación que debe ser consultada por los sujetos de control. A pesar de la derogación de la Resolución REG-ORG-042-2020, la Circular 015 de 2020 mantiene vigencia en lo relativo a los planes de mejoramiento, salvo en los aspectos normativos afectados por dicha derogación.

Procedimiento para la presentación y evaluación de acciones correctivas y preventivas

Según la Circular 015 de 2020 y la normativa vigente, los avances semestrales del plan de mejoramiento deben contener únicamente las acciones correctivas y preventivas que a la fecha de corte no hayan subsanado las causas de los hallazgos. Las contralorías delegadas sectoriales y las unidades de seguimiento deben comparar estos avances con el plan suscrito para evaluar si las deficiencias han sido efectivamente corregidas. En caso de que acciones preventivas o correctivas sean cumplidas después de la fecha límite para el informe, estas deberán incluirse en el siguiente reporte semestral correspondiente.

Rol de las oficinas de control interno

Conforme a la Ley 87 de 1993, las oficinas de control interno de los sujetos de control fiscal tienen la responsabilidad de verificar que las acciones correctivas y preventivas hayan subsanado las deficiencias observadas por la Contraloría. Estas acciones deben estar debidamente evidenciadas y comunicadas a la Contraloría General a través de la contraloría delegada correspondiente. En ausencia de una oficina de control interno, esta función recae en el representante legal o máximo directivo del sujeto de control. Esta verificación no excluye la revisión que la Contraloría pueda realizar mediante auditorías o actuaciones de vigilancia y control fiscal.

Conclusiones

1. La Contraloría General puede evaluar en cualquier momento la efectividad de los mecanismos y acciones adoptadas para corregir deficiencias detectadas, apoyándose en la información contenida en SIRECI. 2. Cada sujeto de vigilancia y control fiscal cuenta con una fecha única para presentar el informe de avance del plan de mejoramiento, en el cual reportará las acciones no ejecutadas antes de la fecha de corte. 3. Las oficinas de control interno deben verificar y certificar el cumplimiento de las acciones correctivas y preventivas, informándolo a la Contraloría General. 4. La Circular 015 de 2020, aunque afectada en algunos aspectos, sigue vigente en gran parte en relación con los planes de mejoramiento. Este concepto contribuye a clarificar procedimientos y responsabilidades en el seguimiento de los planes de mejoramiento, fortaleciendo la vigilancia y control fiscal en Colombia. Para mayor información, puede consultarse la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0066-2024 y la Circular 015 de 2020 en el sitio web oficial de la Contraloría General de la República.