Contexto y propósito de la Circular Externa 00000020

El Ministerio de Salud y Protección Social, como autoridad competente en materia de salud y seguridad social en Colombia, emitió la Circular Externa 00000020 el 6 de junio de 2025, publicada en el Diario Oficial No. 53.143 del 9 de junio de 2025. Esta circular tiene como finalidad principal impartir instrucciones precisas para el reporte de información en el Registro Único de Afiliados (RUAF) y para el recaudo de aportes al nuevo Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de Origen Común, instrumento contemplado en la Ley 2381 de 2024. Este sistema representa una evolución en la regulación pensional colombiana, buscando unificar y fortalecer la protección social en estas contingencias. En particular, la circular responde a la necesidad de adaptar los mecanismos tecnológicos y administrativos para garantizar un adecuado seguimiento y recaudo de los aportes que financian este sistema, a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), herramienta ya consolidada para la gestión de aportes a la seguridad social.

Alcance y sujetos obligados

La circular está dirigida a los aportantes, entidades administradoras y pagadoras de pensiones, así como a los operadores de información relacionados con la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Esto incluye tanto a las administradoras del Componente Complementario de Ahorro Individual (ACCAI) como a Colpensiones, entidad encargada del Componente de Prima Media. El ámbito de aplicación es externo, dado que afecta a diversos actores involucrados en la gestión y administración de aportes al sistema pensional, así como a los trabajadores y pensionados que se encuentran afiliados. Se establecen plazos estrictos, siendo el más relevante el inicio del reporte y recaudo bajo las nuevas instrucciones a partir del 1º de agosto de 2025, correspondiente al periodo de cotización de julio de ese año.

Fuerza vinculante y validez legal

Emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social en ejercicio de las funciones conferidas por el Decreto Ley 4107 de 2011, la circular posee carácter vinculante para los sujetos obligados. Su cumplimiento es indispensable para garantizar la correcta aplicación de la Ley 2381 de 2024, especialmente en lo relativo a la identificación y reporte de afiliados y aportes en el marco del Sistema de Protección Social Integral. De esta manera, la circular no solo instruye procedimientos administrativos, sino que también asegura la coherencia normativa y la efectividad del sistema pensional, evitando posibles vacíos o inconsistencias en el manejo de la información y los recursos.

Contenido sustancial de la circular

En cuanto a su contenido, la circular establece los códigos específicos que deberán utilizar las administradoras del Componente Complementario de Ahorro Individual (ACCAI) para reportar a las personas vinculadas a este componente en el RUAF. Estos códigos corresponden a distintas entidades autorizadas para administrar los fondos de pensiones complementarios. Asimismo, se confirma que Colpensiones continuará utilizando su código actual para el recaudo de aportes, dado que la naturaleza de estas contribuciones no requiere una nueva codificación. Esto facilita la transición y evita la duplicidad o confusión en la identificación de aportes. La circular también remite a la Resolución número 862 de 2025, que modifica aspectos técnicos del RUAF relacionados con el subsistema de seguridad social en pensiones, incorporando anexos técnicos específicos para el reporte de afiliados en régimen de transición y para pagadores de pensiones. Finalmente, se instruye a los operadores de información autorizados para el recaudo a ajustar sus plataformas tecnológicas para que, a partir del 1º de agosto de 2025, se permita el reporte de los códigos indicados en los pagos realizados por los aportantes. Esto implica un trabajo coordinado entre el Ministerio, las administradoras, los pagadores y los operadores tecnológicos para garantizar la adecuada implementación.

Importancia para el público y el sector pensional

Esta circular representa un paso clave en la operatividad del nuevo Sistema de Protección Social Integral, asegurando que la información sobre afiliados y aportes sea reportada de manera estandarizada y oportuna. Para los aportantes y administradoras, proporciona claridad sobre los requisitos técnicos y administrativos que deben cumplir, evitando sanciones y facilitando la gestión.