Contexto y emisión de la resolución

El Ministerio de Relaciones Exteriores, con fecha 20 de junio de 2025 y mediante la Resolución 7128, publicada en el Diario Oficial No. 53.159 el 24 de junio del mismo año, reglamenta en detalle el trámite interno para la recepción, radicación, gestión y respuesta de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF) que se presenten ante la entidad y su Fondo Rotatorio. Esta resolución actualiza y deroga disposiciones previas, como la Resolución 6451 de 2018 y la Circular 0073 de 2019, buscando unificar y fortalecer los procesos administrativos relacionados con la atención al ciudadano.

Objeto y ámbito de aplicación

La resolución tiene por objeto reglamentar el trámite interno de las PQRSDF, así como los asuntos relacionados con el hábeas data, que le corresponden al Ministerio y su Fondo Rotatorio. Su ámbito de aplicación es obligatorio para todos los funcionarios, contratistas y dependencias internas, incluyendo el Despacho del Ministro, Viceministerios, Secretaría General, Direcciones, Misiones diplomáticas, Consulados y Delegaciones colombianas en el exterior. El destinatario principal de esta regulación es tanto el personal interno encargado de la gestión de PQRSDF como la ciudadanía nacional y extranjera que interactúa con la Cancillería, quienes tienen derecho constitucional a presentar peticiones y recibir respuesta pronta y adecuada.

Fundamentos legales y principios

La Resolución se fundamenta en múltiples disposiciones constitucionales y legales, entre las que destacan: - Artículos 23, 74, 208 y 209 de la Constitución Política de Colombia, que reconocen el derecho fundamental de petición y establecen principios de eficiencia, equidad y economía en la función administrativa. - Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), que regula el derecho de petición. - Ley Estatutaria 1755 de 2015, que desarrolla el derecho fundamental de petición y obliga a las autoridades a reglamentar su tramitación interna. - Ley 1712 de 2014, relativa al derecho de acceso a la información pública. - Ley Estatutaria 1581 de 2012, que protege los datos personales. - Ley 1952 de 2019 (Código General Disciplinario), que establece deberes y prohibiciones para servidores públicos en materia de derecho de petición. Además, incorpora normativas sobre atención preferencial a grupos vulnerables y establece criterios para la gestión de información clasificada y reservada conforme a la Ley 1712 de 2014.

Principales disposiciones y regulaciones

La resolución detalla de manera exhaustiva las definiciones, procedimientos y términos para la gestión de las PQRSDF, destacando las siguientes regulaciones clave: - Definiciones claras: Se establecen conceptos precisos para cada tipo de petición, como consulta, desistimiento, felicitación, información pública clasificada o reservada, peticiones en interés general o particular, peticiones análogas, peticiones preferentes o prioritarias, entre otras. Esto facilita la correcta categorización y trámite interno. - Radicación y canales de recepción: Se habilitan tanto canales físicos (ventanillas de correspondencia) como virtuales (página web, correo electrónico, redes sociales) para la recepción de solicitudes, garantizando accesibilidad y atención continua durante todo el año. - Atención prioritaria: Las peticiones prioritarias (relacionadas con derechos fundamentales o riesgos inminentes) y preferentes (por ejemplo, presentadas por periodistas, niños, personas con discapacidad o adultos mayores) deben tramitarse con urgencia y en el menor tiempo posible. - Traducción y accesibilidad: Se dispone que peticiones presentadas en lenguas nativas o dialectos oficiales de Colombia serán recibidas y atendidas con los mecanismos necesarios para garantizar la interpretación adecuada, fortaleciendo la inclusión y el acceso diferencial. - Términos para la respuesta: Se establecen plazos específicos para la atención de cada tipo de petición, por ejemplo, 15 días hábiles para peticiones en interés general o particular, 10 días para peticiones de documentos o información, y plazos especiales para miembros del Congreso o entes de control. En casos de complejidad, se permite solicitar prórrogas, pero con límites claros. - Requisitos mínimos para las peticiones: Las solicitudes deben contener información básica como destinatario, datos del peticionario, objeto, fundamentación y anexos pertinentes, y deben presentarse con respeto bajo pena de rechazo. - Gestión de peticiones incompletas o oscuras: Se prevé requerir al peticionario para completar o aclarar la solicitud, y en caso de desistimiento tácito o expreso, se suspende el trámite. - Protección de datos personales y manejo de información clasificada: La resolución se acoge a las normas vigentes para garantizar la confidencialidad y la reserva cuando corresponda, estableciendo excepciones estrictas y procedimientos para la solicitud y negación de acceso a información pública clasificada o reservada. - Responsabilidades y sanciones: Los servidores públicos o contratistas encargados son responsables por la atención oportuna y adecuada de las peticiones. El incumplimiento puede constituir falta grave y derivar en sanciones disciplinarias.

Impacto y relevancia

La adopción de esta resolución representa un avance significativo en la gestión pública del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, al fortalecer la garantía constitucional del derecho fundamental de petición y mejorar la transparencia y eficiencia en la atención ciudadana. Al reglamentar con detalle los procedimientos, términos, definiciones y responsabilidades, la Cancillería se posiciona para ofrecer un servicio más accesible, ágil y respetuoso a todos los ciudadanos, funcionarios y entidades que interactúan con ella, incluyendo la protección de la información y el tratamiento diferencial para grupos vulnerables o con necesidades especiales. Además, la actualización normativa contribuye a la prevención de prácticas administrativas deficientes y a la reducción de riesgos disciplinarios, promoviendo una cultura de responsabilidad y buen gobierno en el sector público.

Conclusión

La Resolución 7128 de 2025 del Ministerio de Relaciones Exteriores es un instrumento jurídico clave que reglamenta de manera integral el trámite interno de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones, consolidando el derecho fundamental de petición dentro de esta entidad. Su implementación es un paso hacia una administración pública más eficiente, transparente y cercana a las necesidades de la ciudadanía, con especial atención a la protección de datos y el acceso inclusivo. Para consultar el texto completo de la resolución, puede accederse a la página oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores o al Diario Oficial No. 53.159 del 24 de junio de 2025.