Contexto y marco normativo del proyecto de decreto

El proyecto de decreto publicado por el Ministerio del Interior tiene como propósito reglamentar el artículo 5 de la Ley 109 de 1994. Esta norma establece la obligación de que los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Unidades Administrativas Especiales, Establecimientos Públicos del orden nacional, y organismos de las ramas Legislativa y Judicial contraten sus publicaciones e impresos con la Imprenta Nacional de Colombia. Este decreto busca complementar y actualizar el marco normativo vigente, en concordancia con la Constitución Política de Colombia, en especial con los artículos 2, 113 y 209, y con la Ley 489 de 1998. También se fundamenta en las políticas públicas adoptadas en los documentos CONPES 3854 de 2016 y 3975 de 2019, que promueven la seguridad digital, la protección de datos y la transformación digital en la administración pública. Además, modifica aspectos contemplados en la Ley 109 de 1994, que fue actualizada parcialmente por la Ley 1450 de 2011.

Propósito principal y grupos afectados

El proyecto de decreto tiene como objetivo principal reglamentar la forma en que las entidades públicas nacionales deben contratar con la Imprenta Nacional de Colombia los servicios relacionados con la edición, impresión, personalización, distribución y comercialización de documentos oficiales, normas y demás publicaciones. Se busca garantizar la seguridad jurídica, la soberanía documental y la protección de la información estatal, en un contexto donde la digitalización y el gobierno electrónico cobran cada vez mayor relevancia. Los principales sectores afectados son las entidades públicas mencionadas, que estarán obligadas a contratar con la Imprenta Nacional para la producción de documentos oficiales, incluyendo documentos de seguridad como cédulas de extranjería, permisos migratorios, pasaportes, carnés y otros impresos oficiales. También se contempla la posibilidad de que la Imprenta preste servicios a particulares y entidades territoriales bajo condiciones de mercado.

Modificaciones y regulaciones específicas

Entre las novedades más relevantes del proyecto de decreto se destacan:

• La obligación para las entidades públicas de enviar solicitudes contractuales a la Imprenta Nacional con las especificaciones técnicas y plazos requeridos. La Imprenta deberá responder en un plazo máximo de 10 días hábiles sobre la posibilidad de prestar el servicio.
• En caso de que la Imprenta Nacional no pueda atender el requerimiento o que las condiciones económicas y de plazo sean más favorables en el sector privado, la entidad solicitante podrá contratar con terceros, previa autorización documentada por la Imprenta.
• La priorización de la contratación con la Imprenta Nacional en cumplimiento de las políticas públicas de protección de datos, seguridad digital y fortalecimiento institucional.
• La incorporación de definiciones claras sobre términos clave como normas, documentos públicos, documentos personalizados, trazabilidad documental, estándares de seguridad, documentos de identificación y de viaje, entre otros.
• Establecimiento de mecanismos para garantizar la trazabilidad, autenticidad e integridad de los documentos producidos, con énfasis en el uso de tecnologías biométricas y electrónicas.
• El seguimiento y evaluación de la contratación será responsabilidad de la Agencia Colombia Compra Eficiente, que verificará el cumplimiento a través de la plataforma Secop II y reportará omisiones a la Procuraduría General de la Nación y a las oficinas de control interno y disciplinario de las entidades públicas.

Acciones y disposiciones establecidas

El decreto establece que todos los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Unidades Administrativas Especiales, Establecimientos Públicos del orden nacional, entidades adscritas y vinculadas, y organismos de las ramas Legislativa y Judicial deberán cumplir con la obligación de contratar con la Imprenta Nacional de Colombia para la producción de documentos oficiales. Esto incluye la personalización y distribución, asegurando la seguridad jurídica y la protección de la información. Asimismo, se promueve la colaboración armónica entre entidades públicas, con el objetivo de fortalecer la capacidad institucional y apoyar las políticas de modernización del Estado, gobierno digital y protección de datos. El Gobierno nacional se compromete a apoyar el fortalecimiento operativo, técnico y humano de la Imprenta Nacional para que pueda cumplir con los compromisos contractuales y garantizar la producción segura de documentos oficiales, incluyendo documentos de alta seguridad como los migratorios y carnés biométricos.

Participación de actores clave en la implementación

Los principales actores involucrados en la implementación y supervisión del decreto son:

• El Ministerio del Interior, entidad adscrita a la Imprenta Nacional de Colombia.
• La Imprenta Nacional de Colombia, empresa industrial y comercial del Estado encargada de la edición, impresión y comercialización de documentos oficiales.
• La Agencia Colombia Compra Eficiente, encargada de verificar el cumplimiento de la obligación contractual mediante la plataforma Secop II.
• La Procuraduría General de la Nación y las oficinas de control interno y disciplinario de las entidades públicas, responsables de recibir los informes sobre posibles incumplimientos.
Además, el proyecto de decreto establece mecanismos de coordinación entre estas entidades para garantizar el cumplimiento de la normativa y fortalecer la soberanía documental del Estado.

Acceso al proyecto y participación ciudadana

El Ministerio del Interior ha puesto a disposición el texto completo del proyecto de decreto para consulta pública, invitando a la ciudadanía y a los sectores interesados a participar mediante comentarios y observaciones durante el periodo establecido para la presentación de aportes. Los interesados podrán acceder al documento oficial a través del portal web oficial de la Imprenta Nacional de Colombia o del Ministerio del Interior, donde también se indicarán los canales y plazos para la recepción de comentarios. Esta etapa de participación busca enriquecer el proceso normativo y garantizar la transparencia en la adopción de medidas que impactan la gestión documental y la administración pública del país. La participación ciudadana en este proceso normativo es fundamental para asegurar un marco regulatorio robusto, moderno y acorde con las necesidades actuales del país, consolidando así un sistema documental que responda a los desafíos tecnológicos y de seguridad propios de la era digital.