Contexto y Objetivo de la Circular

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente (ANCP – CCE), como autoridad rectora del Sistema de Compra Pública en Colombia, administra el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop), dentro del cual opera Secop II, plataforma transaccional que permite gestionar en línea todos los procesos de contratación estatal. La plataforma ofrece funcionalidades para que tanto entidades como proveedores puedan interactuar con los procesos de contratación, además de brindar acceso público para que cualquier ciudadano pueda consultar y hacer seguimiento a estos procesos, fortaleciendo la transparencia y la responsabilidad en el manejo de los recursos públicos. La Circular Externa 003 de 2025 tiene como propósito principal reiterar a todas las entidades públicas y demás actores involucrados la importancia de utilizar correctamente Secop II, especialmente en la estructuración de los procesos de contratación. Se enfatiza que la calidad y oportunidad de la información que se registre en la plataforma son fundamentales para el adecuado desarrollo, ejecución y supervisión de los contratos públicos.

Alcance y Sujetos Obligados

El alcance de esta circular es amplio y externo, dirigida a: Entidades estatales, independientemente de su régimen de contratación. Patrimonios autónomos constituidos por entidades estatales. Particulares que ejecutan recursos públicos. Estas entidades y personas tienen el deber de publicar y gestionar sus procesos de contratación a través de Secop II, conforme a la normatividad vigente, en especial a lo estipulado en la Ley 1712 de 2014 sobre Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.

Fuerza Vinculante y Validez Legal

Dado que la administración y regulación del sistema de contratación pública corresponde a la Agencia Nacional de Contratación Pública, la circular tiene carácter vinculante para los sujetos obligados que gestionan procesos mediante Secop II. La obligación de garantizar la veracidad, oportunidad y calidad de la información se fundamenta en el artículo 3° de la Ley 1712 de 2014, que establece principios como la transparencia, buena fe, facilitación y calidad de la información pública. Por lo tanto, el cumplimiento de esta circular no solo es un mandato técnico-administrativo sino también un deber legal que contribuye a la efectividad del derecho de acceso a la información pública y a la adecuada gestión de los recursos del Estado.

Contenido Principal y Aspectos Relevantes

La circular detalla errores frecuentes detectados en el uso de Secop II, los cuales afectan la calidad de la información y, por ende, la transparencia y eficacia de los procesos contractuales. Entre los errores identificados se encuentran: 1. Tipología contractual incorrecta: La plataforma requiere seleccionar la tipología correcta del contrato desde una lista desplegable. Sin embargo, es común que contratos específicos, como los de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, sean clasificados erróneamente como “Otros”, cuando existe una categoría específica disponible (“Prestación de servicios”). 2. Modalidad de selección inapropiada: Se observa la incorrecta selección de modalidades de selección para los procesos de contratación. Por ejemplo, convenios solidarios son frecuentemente clasificados bajo “Régimen Especial”, a pesar de que las entidades estatales sujetas al Estatuto General de Contratación Pública deben registrar estos procesos como “Contratación Directa”. 3. Omisión del uso del marcador de Documentos Tipo: Para los procesos que requieren la adopción obligatoria de Documentos Tipo, es indispensable emplear el marcador correspondiente y seleccionar el sector pertinente, lo cual no siempre se cumple. Estas imprecisiones dificultan la elaboración de análisis, reportes y estadísticas confiables por parte de la ciudadanía, entes de control y las propias entidades públicas. Por ello, la circular insta a que la información registrada en Secop II sea rigurosa y refleje la realidad del sistema de compras públicas.

Recursos de Apoyo y Transparencia

Para facilitar el cumplimiento de estas disposiciones, la Agencia pone a disposición de los usuarios una diversidad de recursos didácticos en su sitio web, incluyendo manuales, guías y videos explicativos, que orientan sobre el correcto uso de la plataforma Secop II y la adecuada clasificación de los procesos contractuales. Esta estrategia busca no solo asegurar la calidad de la información, sino también promover una cultura de transparencia y responsabilidad en la gestión pública, acorde con los principios establecidos en la Ley 1712 de 2014.

Importancia para Destinatarios y Público en General

La Circular Externa 003 de 2025 representa un instrumento clave para garantizar la integridad y efectividad del sistema de contratación pública en Colombia. Al insistir en el correcto uso de la plataforma Secop II, se fortalecen los mecanismos de control, seguimiento y participación ciudadana en la gestión estatal. Para los sujetos obligados, la circular es una guía precisa que contribuye a la optimización de sus procesos internos y a la reducción de errores que pueden generar retrasos o inconsistencias contractuales. Para el público en general, se traduce en mayor acceso a información confiable y actualizada, elemento esencial para ejercer el derecho de acceso a la información y para fomentar la vigilancia social sobre el uso de los recursos públicos.

Enlaces de Interés

Plataforma Secop II: https://www.colombiacompra.gov.co/secop/secop-ii Ley 1712 de 2014, artículo 3° (principios de transparencia y acceso a la información pública) Recursos de capacitación en el sitio web de la Agencia Nacional de Contratación Pública Este llamado a la correcta utilización de Secop II refuerza el compromiso del Estado colombiano con la transparencia, la eficiencia y la responsabilidad en la gestión pública, pilares fundamentales para el fortalecimiento democrático y la confianza ciudadana. La Agencia Nacional de Contratación Pública continuará trabajando en la actualización y mejora de sus herramientas y lineamientos para garantizar que el sistema de contratación pública sea un modelo de excelencia y transparencia a nivel nacional e internacional.