Providencia judicial en segunda instancia sobre responsabilidad en servicios notariales y registrales

El Tribunal Administrativo de Antioquia, mediante sentencia No. 211 AP de fecha 30 de julio de 2025, en segunda instancia, revisó el recurso de apelación interpuesto contra la decisión de un juzgado administrativo que en primera instancia había negado las pretensiones de una demanda presentada por un particular en ejercicio del medio de control de reparación directa. La demanda fue dirigida contra la Superintendencia de Notariado y Registro y funcionarios de una Notaría, en relación con la autorización y registro de escrituras públicas vinculadas a la compraventa de un inmueble. En esta oportunidad, la Sala Segunda de Decisión resolvió revocar la sentencia de primera instancia, declarando la responsabilidad administrativa y solidaria de la Notaria Encargada y de la Superintendencia de Notariado y Registro por falla en el servicio, ordenando una indemnización por daño emergente.

Antecedentes fácticos y procesales

El caso tiene su origen en la adquisición de un inmueble mediante escritura pública autorizada y registrada en 2014. El adquirente del bien, actuando de buena fe, no tenía conocimiento de que la vendedora había obtenido el dominio del inmueble a través de un poder especial falsificado. Las verdaderas propietarias del inmueble nunca otorgaron dicho poder, situación comprobada mediante estudios grafológicos y dactiloscópicos en un proceso penal que culminó en condena por fraude. La escritura pública de compraventa fue autorizada por la Notaria Encargada en funciones y posteriormente registrada por la Superintendencia de Notariado y Registro a través de la Oficina de Instrumentos Públicos correspondiente. El demandante pagó una suma significativa que no pudo recuperar debido a la fraudulenta transferencia del dominio. En primera instancia, el juzgado negó las pretensiones del demandante argumentando que los funcionarios notariales también fueron víctimas del engaño y que no se acreditó una omisión relevante o negligencia por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro. Sin embargo, el demandante interpuso recurso de apelación solicitando la revocatoria de dicha decisión.

Consideraciones jurídicas de la Sala Segunda de Decisión

La Sala analizó el caso bajo el régimen de responsabilidad extracontractual del Estado previsto en el artículo 90 de la Constitución Política y el artículo 140 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA). Este régimen establece que el Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos imputables a la acción u omisión de sus autoridades públicas, sin necesidad de que exista dolo, siendo suficiente la culpa por negligencia o impericia. Para declarar la responsabilidad patrimonial por falla en el servicio, la Sala explicó que deben concurrir dos elementos: el daño antijurídico y la imputación, esta última entendida como la omisión o incumplimiento de una obligación legal atribuida a la entidad pública cuya ausencia fue determinante en la producción del daño. Respecto a la función notarial, la providencia recordó que esta es un servicio público prestado por particulares con autonomía, quienes responden civilmente por los daños causados por culpa o dolo en la prestación. El Notario debe garantizar la regularidad formal de los instrumentos que autoriza, pero no responde por la veracidad de las declaraciones de los interesados ni por la capacidad legal de estos para celebrar actos jurídicos. Sin embargo, debe ejercer un control de legalidad y actuar bajo el principio de legalidad, advirtiendo irregularidades y, en caso de persistencia de los interesados, dejar constancia en el instrumento. En el caso concreto, se concluyó que el Notario titular que reconoció las firmas en el poder especial falsificado no incurrió en culpa ni omisión relevante, pues fue víctima de un engaño difícil de detectar, especialmente dado que para la época no se contaba con sistemas biométricos de identificación que facilitasen la detección de suplantaciones. En cambio, la Notaria Encargada incurrió en una omisión relevante al autorizar la escritura pública de compraventa basada en un poder que no contenía facultad expresa para que la apoderada comprara el inmueble para sí misma, contraviniendo el artículo 2170 del Código Civil. La Notaria tenía conocimiento previo de esta irregularidad, pues había devuelto el documento en tres ocasiones, pero finalmente autorizó la escritura sin advertir esta falta, delegando indebidamente funciones en una empleada que omitió alertarla. Por ello, fue declarada responsable por falla en el servicio. Por su parte, la Superintendencia de Notariado y Registro, a través de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, también incurrió en omisión al registrar la escritura sin realizar un adecuado control de legalidad formal, pues no advirtió que el poder especial carecía de la facultad expresa para que la mandataria comprara el inmueble para sí misma, incumpliendo así el deber de calificación registral previsto en la Ley 1579 de 2012 y el Código Civil. Esta omisión facilitó la transferencia fraudulenta del dominio y la consecuente estafa al demandante. La Sala reconoció además la existencia de una concausa atribuible a la conducta fraudulenta del tercero que falsificó los documentos, por lo cual redujo en un 30% la indemnización a cargo de los demandados.

Decisión y consecuencias

En consecuencia, el Tribunal Administrativo de Antioquia revocó la sentencia de primera instancia y declaró la responsabilidad administrativa y solidaria de la Notaria Encargada y de la Superintendencia de Notariado y Registro en partes iguales (50% cada uno) por los perjuicios causados al demandante. Se condenó a ambas entidades al pago de $148.681.150 por concepto de daño emergente, monto que incluye la reducción por concausa. Se eximió de responsabilidad al Notario titular que reconoció las firmas en el poder falsificado, al haberse comprobado que fue víctima de engaño sin culpa relevante. No se impusieron costas en esta instancia, dado que las partes actuaron con fundamento jurídico razonable. La providencia destaca la importancia del control de legalidad tanto en la función notarial como en la registral para proteger los derechos patrimoniales de los ciudadanos y prevenir fraudes que pueden afectar gravemente su patrimonio.

Reflexiones finales

Esta decisión judicial pone de manifiesto la complejidad que conlleva la responsabilidad administrativa en la prestación de servicios públicos, especialmente cuando involucran funciones delegadas a particulares, como es el caso del notariado. Además, subraya la necesidad de implementar mecanismos eficaces de control y verificación en las notarías y oficinas de registro para garantizar la seguridad jurídica y la confianza de los usuarios. El fallo también reafirma que la buena fe de los funcionarios públicos y particulares que ejercen funciones públicas no exime la responsabilidad cuando se evidencia negligencia u omisión en el cumplimiento de sus deberes, y que el Estado responde patrimonialmente por estos daños, garantizando la reparación a quienes resulten afectados. Finalmente, esta sentencia invita a reflexionar sobre la importancia de modernizar los sistemas de identificación y control en los servicios notariales y registrales, implementando tecnologías que permitan evitar fraudes y proteger los derechos de los ciudadanos de manera más efectiva. Así, se fortalecerá la confianza en estos servicios esenciales para la seguridad jurídica en las transacciones inmobiliarias y otros actos jurídicos relevantes.