Contexto y propósito de la Circular
La Circular Externa 0026 de 2025 fue emitida por la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo, un organismo público encargado de administrar el Servicio Público de Empleo en Colombia. La circular se dirige principalmente a los prestadores del Servicio Público de Empleo que hacen uso del Sistema de Información del Servicio de Empleo, ya sea agencias públicas o privadas autorizadas para la gestión y colocación de empleo.
El propósito fundamental de esta circular es establecer lineamientos para el tratamiento adecuado de los datos personales de oferentes de empleo y potenciales empleadores registrados en el sistema. Esto se enmarca en el cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, que regula el derecho constitucional al hábeas data, garantizando la protección de la intimidad y el buen nombre de las personas, así como el ejercicio de sus derechos sobre sus datos personales.
Alcance y fuerza vinculante
Los destinatarios de esta circular son todos los prestadores del Servicio Público de Empleo que utilizan el sistema de información administrado por la entidad. El documento tiene carácter vinculante, ya que proviene de una autoridad competente y establece obligaciones claras en materia de protección de datos personales. El incumplimiento de estas disposiciones puede acarrear sanciones administrativas, incluyendo la suspensión o cancelación de la autorización para prestar servicios de gestión y colocación de empleo, así como multas que van desde uno hasta cinco mil salarios mínimos legales vigentes.
Contenido esencial de la Circular
La circular contiene lineamientos específicos para el tratamiento de datos personales que incluyen:
- Finalidades del tratamiento: Los prestadores deben usar los datos únicamente para las finalidades previstas en la política de protección y tratamiento de datos de la entidad, respetando siempre la Ley 1581 de 2012.
- Principios aplicables: Se enfatiza el respeto a los principios de confidencialidad, seguridad, veracidad y finalidad en el tratamiento de la información.
- Modificación y actualización de datos: Los titulares de los datos (oferentes de empleo y potenciales empleadores) son los únicos autorizados para solicitar modificaciones, actualizaciones o supresiones, mediante procedimiento formal que puede ser físico o digital, y que debe incluir copia de documento de identificación.
- Reclamaciones: Las quejas o solicitudes no atendidas por los prestadores deben ser remitidas a la Unidad Administrativa Especial, que las atenderá conforme a la política interna y la normativa vigente.
- Cambio de prestador: Se reconoce el derecho del titular a cambiar de prestador que gestione sus datos, conforme al principio de libre escogencia que rige el Servicio Público de Empleo.
- Prohibiciones: Los prestadores no pueden transferir registros de potenciales empleadores sin solicitud expresa del titular.
- Seguridad y administración de accesos: Los prestadores son responsables de la administración de usuarios y contraseñas para el acceso al sistema, garantizando la confidencialidad y seguridad.
Además, la entidad realizará auditorías y monitoreo permanente para asegurar que las modificaciones realizadas en las bases de datos mantengan la integridad y la protección de los datos personales.
Importancia para los destinatarios y el público
Esta circular es fundamental para fortalecer la protección de datos personales en el ámbito del empleo, un sector que maneja información sensible de millones de ciudadanos. Al establecer procedimientos claros y responsabilidades específicas, se contribuye a la transparencia y a la confianza en el Servicio Público de Empleo. Para los prestadores, representa una guía precisa para cumplir con la normativa aplicable y evitar sanciones. Para los titulares de los datos, garantiza mecanismos efectivos para el control y protección de su información personal.
En definitiva, la Circular Externa 0026 de 2025 es un instrumento jurídico clave que articula la protección del derecho constitucional al hábeas data con la gestión eficiente y segura de la información en el Servicio Público de Empleo.
Para consultar el texto completo de la circular, se puede acceder a la publicación oficial en el Diario Oficial No. 53.252 de 23 de septiembre de 2025.
