Propósito general y objetivo principal del proyecto

El proyecto de resolución busca reglamentar las condiciones para el trámite de comisiones de servicio y autorizaciones de viaje, así como el reconocimiento y pago de viáticos, gastos de transporte y desplazamiento para los servidores públicos y contratistas del ICETEX. Su objetivo principal es establecer lineamientos claros y uniformes que aseguren la eficiencia, transparencia y austeridad en la gestión de los recursos destinados a estos fines, optimizando la planeación y control de los desplazamientos necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.

Nuevas disposiciones y mecanismos introducidos

El proyecto define con precisión las diversas modalidades de comisión, incluyendo comisiones de servicios nacionales e internacionales, comisiones para adelantar estudios o atender invitaciones oficiales, y comisiones para desempeñar cargos de libre nombramiento y remoción. Se establecen parámetros estrictos para la planeación anticipada de los desplazamientos, con énfasis en la justificación de la necesidad de las comisiones, promoviendo priorizar encuentros virtuales para minimizar viajes presenciales. En cuanto a los pagos, se reglamenta la liquidación de viáticos diferenciada para servidores públicos según su nivel profesional y para contratistas, tomando como base las escalas nacionales vigentes y los honorarios contractuales. Asimismo, se establecen criterios para el reconocimiento de gastos de transporte aéreo, terrestre y conexiones aeroportuarias, con énfasis en la economía y austeridad, limitando clases de viaje y requiriendo justificación para modificaciones o gastos adicionales. Además, el proyecto establece el procedimiento formal para la solicitud, autorización y radicación de comisiones y desplazamientos, incluyendo el uso obligatorio de formatos específicos y sistemas de gestión documental. Se define la competencia para la autorización de comisiones en diferentes niveles jerárquicos, reservando la aprobación de comisiones al exterior para la Presidencia del ICETEX y el trámite respectivo ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Medidas específicas y obligaciones establecidas

Entre las acciones destacadas, el proyecto exige la presentación de informes ejecutivos dentro de los tres días siguientes a la finalización de cada comisión o viaje, con seguimiento estricto para la legalización de gastos y cumplimiento de obligaciones. También regula la modificación y cancelación de comisiones, señalando causas justificadas como fuerza mayor, incapacidad médica o cancelaciones de eventos, y establece responsabilidades administrativas y procesos de cobro en caso de incumplimiento o uso indebido de recursos. Se establece además la obligación de reportar las comisiones autorizadas y su valor, garantizando la transparencia conforme a la Ley de Transparencia y el Decreto que regula el acceso a la información pública.

Impacto y alcance potencial

Esta regulación busca promover la gestión eficiente y responsable de los recursos públicos dentro del ICETEX, asegurando que los desplazamientos y gastos asociados cumplan con los principios de austeridad, planeación y justificación. Esto contribuye a optimizar el cumplimiento de las funciones institucionales, facilitando la ejecución de actividades esenciales tanto a nivel nacional como internacional. El proyecto también favorece la claridad en la relación contractual con los contratistas de prestación de servicios, estableciendo derechos y obligaciones en materia de gastos de desplazamiento, lo que mejora la gestión administrativa y contractual del Instituto.

Participación de actores clave

El proyecto involucra a todas las dependencias del ICETEX, quienes deberán implementar las disposiciones relativas a la planeación, solicitud, autorización, seguimiento y control de las comisiones y desplazamientos. Los supervisores de contratos y jefaturas tienen un papel fundamental en la autorización y seguimiento de las actividades, mientras que el Grupo de Talento y Desarrollo Humano será responsable de la gestión documental, liquidación de viáticos y monitoreo del cumplimiento de los informes. Además, el trámite de comisiones al exterior requiere la participación y autorización de entidades gubernamentales como el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, garantizando coordinación interinstitucional. La publicación del proyecto se realizó para recibir observaciones de la ciudadanía y funcionarios; sin embargo, no se presentaron comentarios durante el periodo establecido, lo que permite avanzar en su implementación conforme a lo previsto. Se espera que esta nueva regulación fortalezca la gestión interna del ICETEX y asegure un uso responsable y eficiente de los recursos públicos relacionados con desplazamientos y viáticos.