Entidad emisora, fecha y ámbito de aplicación

La Resolución 0694 de 2025 fue expedida el 20 de octubre de 2025 por el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez” (Icetex). Su publicación se hizo en el Diario Oficial No. 53.280 el 21 de octubre de 2025. Su ámbito de aplicación comprende a los servidores públicos y contratistas vinculados al Icetex mediante contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, en cumplimiento de sus funciones institucionales.

Tema principal y objetivo de la resolución

El documento regula de manera detallada el reconocimiento y pago de comisiones de servicio y autorizaciones de viaje, así como la asignación de viáticos, gastos de transporte y desplazamiento para quienes prestan servicios al Icetex. Su objetivo es establecer procedimientos claros, criterios de planeación y justificación rigurosa para los desplazamientos que impliquen gastos a cargo del Instituto, garantizando el cumplimiento de la normatividad vigente y los principios de austeridad en el manejo de recursos públicos.

Destinatarios y relevancia

La regulación está dirigida principalmente a los servidores públicos del Icetex y a los contratistas por prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, quienes realizan comisiones de servicio o desplazamientos oficiales dentro o fuera del país. Este público es relevante porque son los sujetos encargados de cumplir la misión institucional y, a la vez, responsables del manejo adecuado y transparente de los recursos asignados para sus actividades.

Decisiones y regulaciones clave

Entre las principales disposiciones, la resolución define tipos de comisiones, condiciones para su otorgamiento, procedimientos para la solicitud, autorización y legalización, y establece los parámetros para el reconocimiento de viáticos y gastos de desplazamiento. Destacan los siguientes aspectos:

• Planeación: Las dependencias deben programar con anticipación las comisiones, buscando optimizar recursos, promover encuentros virtuales y justificar plenamente la necesidad del desplazamiento.
• Autorización: Las comisiones para servidores públicos requieren aprobación de los jefes de dependencia y, en el caso de viajes al exterior, autorización previa del Despacho de Presidencia y del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
• Pago de viáticos: Se establece una liquidación diferenciada según el nivel del servidor (directivo o profesional) y se regulan los gastos de transporte y desplazamiento para contratistas conforme a la base de liquidación definida por la entidad y la normatividad nacional.
• Restricciones: No se reconocerán viáticos cuando la comisión sea dentro de la misma ciudad o si los gastos son asumidos en su totalidad por otra entidad.
• Informe y legalización: Los comisionados deben presentar un informe ejecutivo dentro de los tres días hábiles siguientes a la comisión, y la entidad realizará seguimiento para garantizar la legalización oportuna de gastos.
• Modificación y cancelación: Se establecen causales justificadas para modificar o cancelar comisiones, con procedimientos específicos para tramitar dichas situaciones y posibles responsabilidades en caso de incumplimiento.
• Clase de tiquetes: Los tiquetes aéreos deben adquirirse en clase promocional o básica, salvo justificación debidamente sustentada.

Fundamento legal

La resolución se fundamenta en diversas normas, entre ellas el artículo 125 de la Constitución Política de Colombia, el Decreto Ley 1042 de 1978, el Decreto 1083 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública), la Ley 1712 de 2014 sobre transparencia y acceso a la información pública, y normas internas del Icetex. También se tienen en cuenta conceptos emitidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública que permiten el reconocimiento de viáticos a contratistas bajo ciertas condiciones contractuales.

Modificaciones y derogaciones

Esta disposición deroga expresamente la Resolución 0356 de 2018 y sus modificaciones, actualizando los procedimientos y criterios para la gestión de comisiones y viáticos conforme a las nuevas directrices legales y administrativas vigentes.

Plazos y procedimientos

Se establecen plazos específicos para la presentación de solicitudes: un mes de anticipación para comisiones programadas y mínimo cinco días hábiles para solicitudes extemporáneas, las cuales requieren trámite especial. Asimismo, se regula la presentación de informes y legalizaciones dentro de los tres días hábiles posteriores a la comisión, condicionando nuevas autorizaciones al cumplimiento de estos requisitos.

Impacto potencial

Con esta resolución, el Icetex busca fortalecer el control, la transparencia y la eficiencia en la gestión de recursos públicos destinados a desplazamientos oficiales. La regulación clara y detallada facilita la rendición de cuentas, promueve la austeridad y asegura que las actividades fuera de la sede institucional contribuyan efectivamente al cumplimiento de sus objetivos misionales. Además, la incorporación de procedimientos para contratistas amplía el alcance de la normatividad, adaptándola a las realidades contractuales actuales. En síntesis, la Resolución 0694 de 2025 representa un avance en la sistematización y regulación de las comisiones y viáticos en el Icetex, alineando sus prácticas a las disposiciones legales vigentes y a principios administrativos fundamentales, garantizando así una gestión pública más eficiente, transparente y responsable.