Contexto y Propósito de la Circular
La ANCP - CCE, en ejercicio de sus funciones como ente rector del Sistema de Compra Pública y administrador del Secop, actualiza el marco normativo que regula la creación y gestión de expedientes electrónicos contractuales. Esta actualización responde a la necesidad de fortalecer la gestión documental en los procesos contractuales de las entidades estatales, patrimonios autónomos y particulares que ejecutan recursos públicos y están obligados a utilizar la plataforma Secop para publicar y administrar sus contratos.
El propósito central de la Circular es modificar el numeral 2 de la Circular Única para ampliar el componente documental y archivístico relacionado con los expedientes contractuales en Secop II. Se busca orientar a las entidades y a la comunidad archivística en la administración, custodia, conservación y preservación adecuada de estos expedientes, reconociendo que la documentación derivada de la contratación pública es parte esencial de la memoria institucional del Estado.
Alcance y Sujetos Obligados
La Circular tiene un ámbito externo, dirigido a todas las entidades estatales sin importar su régimen de contratación, patrimonios autónomos constituidos por entidades estatales y particulares que manejen recursos públicos. Estas entidades están obligadas a publicar y gestionar sus procesos contractuales a través del Secop II y a cumplir con las disposiciones archivísticas establecidas.
Fuerza Vinculante y Validez Legal
Emitida por la autoridad competente, la ANCP - CCE, la Circular tiene carácter vinculante para los sujetos obligados. Su contenido se fundamenta en disposiciones legales como el Decreto Ley 4170 de 2011, la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), la Ley 80 de 1993 y la Ley 1437 de 2011, entre otras normas. La Circular refuerza la obligación legal de las entidades estatales de custodiar, conservar y garantizar el acceso a la información contractual y documental conforme a dichos marcos normativos.
Contenido Sustancial de la Circular
La Circular detalla aspectos clave para la gestión documental en el Secop II:
- Naturaleza y composición del expediente contractual: Define el expediente como el conjunto de documentos administrativos contractuales, incluyendo formularios, plantillas y documentos digitales, que deben garantizar calidad, autenticidad, integridad y disponibilidad.
- Responsabilidad integral: Las entidades estatales son responsables de la custodia, conservación y preservación documental, sin que esta responsabilidad recaiga en la ANCP o la plataforma Secop.
- Estrategias de conformación y conservación: Se permiten diversas estrategias, tales como gestión en soporte electrónico, reproducción por medios técnicos y conservación simultánea en formato análogo y digital, siempre que se asegure la autenticidad y conservación.
- Migración y conversión de formatos: Las entidades pueden migrar documentos entre soportes para asegurar su accesibilidad y disponibilidad, respetando los requisitos de autenticidad e integridad.
- Accesibilidad y consulta: Se garantiza el derecho de cualquier persona a examinar los expedientes contractuales y obtener copias, salvo documentos con reserva legal, conforme a la Ley de Transparencia y demás normas aplicables.
- Autenticidad y valor probatorio: Los documentos en Secop II se presumen auténticos y cuentan con fuerza probatoria, siempre que se mantengan en su formato original o reproducido fielmente.
- Preservación a largo plazo y disposición final: Las entidades deben adoptar políticas y estándares para asegurar la preservación documental y cumplir con las Tablas de Retención y Valoración Documental para la disposición final de los archivos.
- Protección de datos: La Circular enfatiza la obligación de las entidades de proteger la información personal y garantizar la integridad y autenticidad de las firmas digitales, en cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales y normas conexas.
Importancia para la Gestión Pública y Ciudadanía
Esta Circular representa un paso importante para mejorar la eficiencia, transparencia y responsabilidad en la contratación pública en Colombia. Al establecer lineamientos claros para la gestión documental y el uso adecuado del Secop II, contribuye a fortalecer la memoria institucional y facilita el acceso ciudadano a la información pública contractual, en armonía con los principios legales vigentes.
Para consultar la Circular completa, se recomienda acceder al Diario Oficial No. 53.315 del 25 de noviembre de 2025 o a los canales oficiales de la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente. De esta manera, las entidades y ciudadanos podrán contar con información actualizada y confiable que garantice el manejo adecuado de los procesos contractuales y la protección de los derechos asociados a la transparencia y acceso a la información pública.
