Gestión administrativa y supervisión de contratos

El memorando recuerda a los servidores públicos encargados de la supervisión de contratos y a los coordinadores administrativos la importancia de gestionar oportunamente la radicación de facturas para reflejar adecuadamente la información financiera de la entidad. En caso de vacaciones o periodos de descanso compensado durante diciembre, se debe informar con antelación a la Secretaría General y al Grupo de Contratos para asegurar la continuidad en la supervisión contractual. Además, es obligatorio cargar en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) todos los informes y documentos relacionados con la ejecución de los contratos.

Plazos para la radicación de facturas de servicios públicos

Las facturas de servicios públicos domiciliarios deben ser radicadas en la División Administrativa antes del 15 de diciembre de 2025, para que esta las remita a la División Financiera a más tardar el 19 de diciembre. Se solicita una verificación rigurosa de las fechas de lectura y períodos de facturación para todas las sedes bajo responsabilidad, asegurando que las facturas cuyo período incluya octubre o fechas anteriores sean tramitadas dentro de estos plazos. De no hacerlo, dichas facturas serán consideradas pasivos exigibles de vigencias expiradas, lo que puede conllevar responsabilidades fiscales y disciplinarias, conforme al artículo 54 del Decreto 1621 de 2024.

Radicación de cuentas por arriendos y administraciones

Para garantizar el pago en la vigencia 2025, las cuentas de cobro o facturas electrónicas por arrendamientos y cuotas de administración, correspondientes a diciembre y periodos anteriores pendientes, deben ser radicadas con todos los soportes antes del lunes 15 de diciembre de 2025. Los supervisores deben gestionar con anticipación la solicitud de estos documentos y asegurar su correcta radicación y aprobación en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF Nación). Las cuentas presentadas después de esta fecha podrían clasificarse como cuentas por pagar o reservas presupuestales para el año 2026.

Uso excepcional de reservas presupuestales

El memorando enfatiza que la constitución de reservas presupuestales debe ser una medida excepcional y no una práctica habitual. La Contraloría General de la República ha reiterado que estas reservas deben cumplir con los requisitos legales y que el Gobierno Nacional puede reducir presupuestos de entidades que superen los topes establecidos, con posibles responsabilidades para los involucrados. Se invita a los servidores públicos en procesos administrativos, contractuales y financieros a adoptar medidas que eviten reservas innecesarias, asegurando una ejecución presupuestal oportuna y conforme a la normatividad vigente. En conclusión, estas directrices buscan fortalecer la responsabilidad administrativa y financiera de las entidades públicas, promoviendo la transparencia y el cumplimiento normativo en el manejo de recursos para la vigencia 2025. La Procuraduría General de la Nación insiste en la importancia de la colaboración y el compromiso de todos los funcionarios para evitar contingencias que puedan afectar la gestión institucional.