Responsabilidades y plazos clave

El memorando recuerda que la verificación y coherencia de los documentos para trámites presupuestales, de tesorería y contables son responsabilidad exclusiva de los supervisores e interventores de contratos. Estos deben garantizar la calidad y consistencia de la información entregada. Para quienes tengan programado disfrutar vacaciones o descanso compensado en diciembre o enero, se establece la obligación de gestionar con anticipación el cambio de supervisor mediante el procedimiento vigente y el formato correspondiente, previa coordinación con el jefe de la dependencia.

Radicación y pago de facturas

Las facturas por bienes y servicios recibidos hasta noviembre deben ser radicadas, con todos sus soportes, a más tardar el 5 de diciembre. Documentos con inconsistencias serán devueltos para ajuste, y los retrasos derivados serán responsabilidad del supervisor. En cuanto a las facturas relacionadas con bienes o servicios prestados en diciembre, se recomienda que los contratistas emitan las facturas electrónicas antes del 10 de diciembre. Los supervisores deberán radicar la documentación para pago antes del 15 de diciembre, y solo se gestionarán pagos de facturas aprobadas previamente en la plataforma SIIF.

Consideraciones específicas según tipo de contrato

Para contratos por consumo, como suministro de combustible o mantenimiento, se sugiere realizar cortes parciales para tramitar pagos dentro de la vigencia, con radicación máxima el 15 de diciembre. Para contratos con valores fijos mensuales, como aseo o vigilancia, se recomienda radicar la factura de diciembre dentro del plazo establecido, siempre que el supervisor confirme la prestación efectiva del servicio hasta el 31 de diciembre. En contratos con plazo hasta el 31 de diciembre, donde sea posible, se aconseja adelantar la entrega de bienes o servicios antes del 15 de diciembre para agilizar el trámite de pago. Los contratos de inversión, cuya ejecución termina el 31 de diciembre y dependen de entregables, también deben coordinar entregas anticipadas para facilitar la radicación y pago oportunos. Los contratos que finalizan el 30 o 31 de diciembre deberán radicar facturas a más tardar el 6 de enero de 2026, sujetas al cronograma del Ministerio de Hacienda para la atención del rezago presupuestal.

Liberación de saldos y cierre de caja menor

Los supervisores deben gestionar antes del 19 de diciembre la liberación de registros presupuestales de contratos y órdenes de compra que no se ejecutarán al cierre del año, evitando la constitución de reservas presupuestales innecesarias. Para ello, deben diligenciar el formato oficial y enviarlo a la coordinación correspondiente. El cierre de caja menor también debe realizarse a más tardar el 19 de diciembre para permitir la legalización y reintegro de recursos oportunos.

Advertencias sobre reservas presupuestales

Se advierte que las cuentas radicadas después del 15 de diciembre pueden constituirse como reservas presupuestales, las cuales deben ser excepcionales y cumplir con los requisitos legales. La entidad recuerda que la constitución indebida de reservas puede acarrear responsabilidades administrativas. El área financiera y el grupo de contratación están disponibles para aclarar dudas relacionadas con este proceso. Este memorando representa un paso importante para asegurar el cumplimiento normativo y la eficiencia en la gestión financiera de la Procuraduría durante el cierre de la vigencia fiscal 2025, fortaleciendo la transparencia y la correcta administración de los recursos públicos.