La actualización de la Circular Externa 100-000002, expedida inicialmente en abril de 2022, responde a la necesidad de proteger la integridad y confiabilidad de la información contenida en los registros públicos a cargo de las cámaras de comercio. El sistema preventivo de fraudes (SIPREF), que opera en estos registros, se fortalece con nuevas medidas para detectar y mitigar riesgos asociados al uso indebido de los datos.

Principales cambios en la gestión de consultas y seguridad

Las cámaras de comercio deberán implementar un sistema integral de peticiones, quejas y reclamos que incluya mecanismos para identificar y responder oportunamente a indicios de fraude, extorsión o suplantación. Además, la consulta gratuita de la información registral estará sujeta a protocolos de seguridad tecnológica que incluyen la validación de identidad de los usuarios a través de la Registraduría Nacional del Estado Civil y mecanismos para evitar la extracción automatizada de datos. Se establece que la publicidad del registro mercantil continuará siendo pública, pero se restringe el acceso abierto a ciertos datos sensibles, como los números telefónicos de los matriculados, que solo podrán ser consultados mediante solicitud formal y validación adecuada. Esto armoniza el principio de publicidad con las normas de protección de datos personales.

Controles internos y auditoría

Para evitar fugas de información y accesos no autorizados desde el interior de las cámaras de comercio y el operador del Registro Único Empresarial y Social (RUES), se deberán aplicar estrictas políticas de control de acceso basadas en el principio de privilegio mínimo, acuerdos de confidencialidad y sistemas inalterables de registro de auditoría (logs). Estas medidas permitirán la trazabilidad completa de las consultas y modificaciones realizadas.

Plazos y vigencia

Las cámaras de comercio y Confecámaras contarán con un plazo máximo de dos meses, a partir de la publicación de la circular, para adaptar sus plataformas tecnológicas e implementar las medidas de seguridad y trazabilidad exigidas. Las demás disposiciones de la circular original que no fueron modificadas mantienen su vigencia. Esta actualización busca equilibrar la publicidad y transparencia del registro mercantil con la protección de los datos personales y la seguridad de los comerciantes, contribuyendo así a la confianza jurídica y la integridad del sistema económico. Con estas medidas, se espera fortalecer la confianza de los usuarios y prevenir actos ilícitos que puedan afectar la economía y la reputación de los comerciantes inscritos en las cámaras de comercio.