Contexto y objetivo de la Circular 1-4040

La Circular 1-4040, emitida por la Dirección Administrativa y Financiera del SENA, responde a la necesidad institucional de garantizar un control riguroso sobre los bienes muebles que administra la entidad. En cumplimiento de las funciones establecidas en el artículo 15 del Decreto 249 de 2004, numeral 16, la circular tiene como objetivo principal definir el procedimiento para la Toma Virtual de Inventarios, así como la Toma Física al Servicio y de bienes en almacén durante el año 2026. Este control es esencial para verificar la concordancia entre los registros en el sistema de información para la administración y control de bienes y las existencias físicas reales en las diversas regionales y centros de formación del SENA. La circular está dirigida a varios niveles de la organización, incluyendo la Dirección General, directores de área, secretaría general, jefes de oficina, directores regionales, subdirectores de centro de formación, coordinadores administrativos, supervisores de contrato, responsables de almacén, servidores públicos y contratistas con bienes a cargo.

Ámbito de aplicación y sujetos obligados

El alcance de la circular es interno y externo, pues involucra a empleados y contratistas que manejan bienes muebles dentro de la entidad. Los principales sujetos obligados son los Ordenadores de Gasto, como los directores regionales y subdirectores de centro, así como los coordinadores administrativos, quienes deben garantizar el control y seguimiento efectivo de los bienes muebles. Además, la circular se fundamenta en la Resolución No. 1-02663 de 2022, que creó grupos internos de trabajo en la Dirección Administrativa y Financiera, en particular el Grupo de Almacenes e Inventarios, encargado de la supervisión y gestión del inventario conforme a lo establecido en la Resolución 01-2408 de 2024.

Fuerza vinculante y validez legal

La Circular 1-4040 tiene carácter vinculante para todos los funcionarios y contratistas mencionados, dado que emana de la Dirección Administrativa y Financiera, autoridad competente en la materia, y se enmarca dentro de los mandatos legales que regulan el control de bienes públicos. Su cumplimiento es obligatorio para asegurar la transparencia y eficiencia en la administración de los recursos materiales del SENA.

Contenido sustancial y lineamientos clave

En cuanto a su contenido, la circular detalla las modalidades de toma de inventarios que deben implementarse:

• Toma Virtual de Inventarios: Revisión y verificación de registros mediante sistemas digitales para facilitar el control remoto.
• Toma Física al Servicio: Inspección directa de los bienes asignados a servicios específicos o áreas operativas.
• Toma Física de Bienes en Almacén: Control físico de los bienes almacenados para asegurar su correcta contabilización.

Estos procedimientos se realizarán anualmente, durante la vigencia 2026, con el fin de garantizar que las existencias coincidan con los registros oficiales. Se establecen responsabilidades claras para los cargos encargados, quienes deben coordinar y ejecutar estas actividades, además de informar oportunamente cualquier inconsistencia detectada. En síntesis, la Circular 1-4040 articula un marco normativo claro y riguroso para la gestión de inventarios en el SENA, fortaleciendo el control interno y promoviendo la adecuada administración de los bienes públicos a nivel nacional. Para consultar la circular original, puede visitar el sitio oficial del SENA en www.sena.edu.co.