Contexto y Objetivo de la Circular

La Circular 1-4040 responde a la necesidad de unificar y aclarar el manejo administrativo y jurídico de las solicitudes de devolución y exoneración de aportes parafiscales que las Cajas de Compensación Familiar presentan al SENA. Esta necesidad surge tras la sentencia del Consejo de Estado del 15 de febrero de 2024, que declaró la nulidad parcial de una disposición normativa que excluía expresamente a estas entidades del beneficio de exoneración previsto en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario. El objetivo principal es orientar a las Direcciones Regionales, Coordinadores de Relaciones Corporativas e Internacionales y Coordinadores de Apoyo Administrativo Mixto para que gestionen estas solicitudes conforme al marco legal vigente, asegurando que se respeten los derechos de las entidades solicitantes y los principios de legalidad y eficiencia administrativa.

Ámbito de Aplicación y Sujetos Obligados

La circular está dirigida a funcionarios con responsabilidades en la gestión administrativa y financiera dentro del SENA, específicamente a los directores regionales y coordinadores mencionados. Su alcance es interno, regulando los procedimientos dentro de las distintas regionales del SENA, pero con efectos externos al implicar la relación con las Cajas de Compensación Familiar. Los sujetos beneficiarios de esta circular son las Cajas de Compensación Familiar que solicitan la devolución o exoneración de aportes parafiscales al SENA, siempre que cumplan con los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario y demás normas aplicables.

Validez Legal y Fuerza Vinculante

Emitida por autoridades competentes del SENA, la circular tiene carácter vinculante para los destinatarios internos, quienes deben acatar y aplicar sus disposiciones en el trámite de las solicitudes. Además, se fundamenta en normas legales de rango superior como el Estatuto Tributario, el Decreto 1625 de 2016 modificado por el Decreto 2150 de 2017 y la sentencia del Consejo de Estado, lo que refuerza su validez y obligatoriedad.

Contenido Sustancial y Procedimientos Establecidos

La circular detalla el procedimiento que debe seguirse para tramitar las solicitudes de devolución y exoneración, que comprende:

• Requerimiento previo de información: Solicitud formal de documentación a la Caja de Compensación, basada en una circular anterior.
• Evaluación formal: Revisión de la documentación para verificar su completitud, con un plazo máximo de un mes para subsanar posibles faltantes.
• Traslado interno: Remisión del expediente al área competente para iniciar la fiscalización administrativa.
• Prohibición de devoluciones automáticas: No se autoriza ninguna devolución sin análisis documental y fiscal completo, y debe sustentarse mediante acto administrativo debidamente motivado.

Adicionalmente, la circular incluye una tabla comparativa que distingue entre actividades meritorias y comerciales, industriales o financieras realizadas por las cajas, indicando cuáles pueden acceder a la exoneración o devolución, en función de su naturaleza tributaria. También establece lineamientos para la correcta elaboración de actos administrativos (resoluciones) relacionados con las devoluciones, en cumplimiento de la Resolución de Delegación No. 1-01588 de 2025. Entre las recomendaciones destacan la necesidad de incluir análisis detallados, emplear terminología adecuada que habilita la ejecución del gasto sin implicar pago inmediato, y especificar con claridad la información bancaria para evitar devoluciones por errores formales.

Importancia para Destinatarios y Público en General

La circular es una herramienta esencial para asegurar que las devoluciones y exoneraciones de aportes parafiscales se realicen bajo criterios legales y técnicos uniformes, evitando prácticas arbitrarias o errores que puedan afectar la transparencia y eficiencia en la gestión pública. Para las Cajas de Compensación Familiar, clarifica las condiciones bajo las cuales pueden acceder a estos beneficios, vinculados a actividades comerciales sujetas a impuesto de renta, y establece que las solicitudes deben fundamentarse en situaciones posteriores a la ejecutoria de la sentencia, salvo excepciones específicas. En suma, esta circular contribuye a fortalecer la gobernanza del SENA y a proteger los recursos públicos, facilitando un control riguroso y transparente de las operaciones relacionadas con aportes parafiscales. --- Para consultar la Circular 1-4040 completa, se recomienda dirigirse a los canales oficiales del SENA o a la plataforma institucional correspondiente, donde estará disponible para su revisión y descarga. De esta manera, los interesados podrán acceder a toda la información detallada y actualizada que respalda las disposiciones aquí resumidas.