Contexto y objetivo de la Circular 1-2022

La Circular 1-2022 fue emitida por la Secretaría General en cumplimiento de las funciones asignadas por el artículo 9 del Decreto 249 de 2004, que incluyen la coordinación de la actividad administrativa y la administración de los archivos institucionales. En este marco, y atendiendo a la Ley 594 de 2000 y la normativa archivística vigente, se busca reforzar las medidas de protección documental frente a los riesgos derivados de la temporada invernal del año 2026. Esta temporada se caracteriza por precipitaciones intensas, aumento de la humedad relativa y fluctuaciones de temperatura en varias regiones del país, factores que pueden deteriorar los archivos en soporte físico. Por ello, la circular establece lineamientos para mitigar estos riesgos, asegurar la conservación del patrimonio documental y garantizar el acceso oportuno a la información pública.

Alcance y destinatarios

La circular está dirigida a los Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores de Grupo, así como a funcionarios y contratistas a nivel nacional, quienes tienen la responsabilidad de implementar y supervisar las medidas señaladas en sus respectivas áreas. El ámbito de aplicación es interno, orientado a la gestión documental dentro de la entidad, pero sus efectos tienen repercusiones en el acceso público a la información y la preservación de la memoria institucional.

Validez legal y fuerza vinculante

Emitida por una autoridad competente conforme a disposiciones legales y reglamentarias, la circular tiene carácter obligatorio para los funcionarios y contratistas mencionados. Su cumplimiento es esencial para garantizar la integridad y conservación documental, así como para evitar responsabilidades administrativas derivadas del incumplimiento.

Contenido principal y medidas establecidas

La circular detalla una serie de medidas preventivas agrupadas en cuatro grandes áreas:

• Inspección de infraestructura: Se ordena realizar revisiones periódicas en las áreas de almacenamiento documental para garantizar condiciones adecuadas. Incluye mantenimiento hidráulico, verificación y reparación de cubiertas, limpieza de canales y desagües, almacenamiento seguro evitando contacto directo con el suelo, control ambiental mediante equipos como deshumidificadores, y monitoreo constante de temperatura y humedad.
• Protección directa de los documentos: Se establece que los archivos deben almacenarse elevados entre 10 y 15 cm del suelo, ubicados lejos de ventanas o zonas con riesgo de humedad, organizados para facilitar ventilación y evitar hacinamiento, y en contenedores en buen estado y debidamente rotulados.
• Prevención de plagas: Se enfatiza la importancia de mantener limpieza y orden en las áreas de archivo, prohibir alimentos y bebidas para evitar atraer plagas, y el uso de pinturas minerales en mantenimientos locativos para prevenir hongos y eflorescencias.
• Procedimientos en caso de emergencia: El personal debe conocer los planes institucionales de emergencia relacionados con inundaciones, incendios o desastres naturales, y reportar inmediatamente cualquier situación que afecte la integridad de los archivos, como filtraciones o presencia de moho. La información debe canalizarse al Grupo de Administración de Documentos para recibir orientación técnica y coordinar medidas correctivas.

Además, se señala que estas medidas deben integrarse con los Programas de Conservación Preventiva contenidos en el Sistema Integrado de Conservación Documental, que establecen lineamientos técnicos para mitigar riesgos y preservar el patrimonio institucional.

Importancia para los destinatarios y el público

La adopción de estas directrices es fundamental para fortalecer la gestión documental interna y la conservación de la memoria institucional. Asimismo, garantiza que la información pública permanezca accesible y protegida contra daños derivados de fenómenos climáticos adversos. La circular establece claramente las responsabilidades de los cargos involucrados y promueve una cultura preventiva dentro de la entidad, contribuyendo así a la continuidad operativa y a la salvaguarda del patrimonio documental. Para consulta directa, la circular completa puede ser solicitada a la Secretaría General de la entidad correspondiente, donde se brindará la asesoría necesaria para su correcta implementación y seguimiento. De esta manera, se asegura un manejo adecuado y una respuesta oportuna ante las contingencias propias de la temporada invernal 2026.