El concepto emitido por la Dirección Jurídica de la Secretaría Distrital de Hacienda analiza la posibilidad de que dicha entidad suministre a la Dirección de Jurisdicción Coactiva de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá (EAAB) los correos electrónicos de contribuyentes que estén siendo ejecutados en procesos de cobro coactivo adelantados por la EAAB. El objetivo es contar con un canal adicional para la notificación de actuaciones administrativas, cuando la notificación presencial resulta dificultosa.

Principios que sustentan el intercambio de información

Se destaca el principio de coordinación, previsto en la Constitución Política y la Ley 489 de 1998, que exige que las autoridades administrativas colaboren para cumplir eficientemente con sus funciones. Además, el principio de concurrencia y subsidiariedad establece que las competencias deben ejercerse de forma complementaria y en el nivel más próximo al ciudadano. En este marco, el suministro de información entre entidades públicas es obligatorio para el cumplimiento de sus funciones, conforme al artículo 227 de la Ley 1450 de 2011. No obstante, debe respetarse la normativa de protección de datos personales, en particular la Ley 1581 de 2012.

Protección de datos y reserva de la información

Los correos electrónicos de los contribuyentes se consideran datos semiprivados, cuyo tratamiento requiere autorización previa del titular. Sin embargo, cuando la información es solicitada por una entidad pública para el ejercicio de sus funciones legales, no se exige autorización, según el artículo 10 literal a) de la Ley 1581 de 2012. Por ello, la Secretaría Distrital de Hacienda podrá compartir esta información con la EAAB, siempre y cuando esta garantice el adecuado tratamiento de los datos y la reserva de la información, conforme a lo establecido en la Ley 1755 de 2015.

Instrumento jurídico para el intercambio

El intercambio deberá formalizarse mediante un convenio interadministrativo entre la Secretaría Distrital de Hacienda y la EAAB, que precise los datos a suministrar y establezca que el uso será exclusivamente para notificaciones en procesos de cobro coactivo. Este instrumento es el adecuado para la cooperación entre entidades públicas sin ceder competencias. Aunque los convenios interadministrativos no están sujetos automáticamente a las reglas del Estatuto General de Contratación Pública, deben incluir cláusulas claras para asegurar el cumplimiento de los principios legales y la protección de datos.

Recomendaciones adicionales

Se sugiere adelantar mesas técnicas entre la EAAB, la Dirección de Impuestos y la Dirección de Cultura y Relacionamiento con el Ciudadano para definir el origen y la gestión de los datos requeridos. En conclusión, el concepto jurídico avala el intercambio de correos electrónicos para mejorar la notificación en procesos de cobro coactivo, siempre bajo estrictas condiciones legales y mediante un convenio interadministrativo que garantice la protección de datos y la reserva de la información, fortaleciendo así la eficiencia y la transparencia en la gestión pública.