Alcances sobre el registro de libros y actas digitales en ESAL

La Subdirección encargada de consultas tributarias de la DIAN aclaró recientemente las dudas sobre el registro de libros y actas digitales para entidades sin ánimo de lucro (ESAL) constituidas como instituciones educativas superiores. Según la doctrina emitida, estas entidades deben registrar sus libros contables si requieren que estos constituyan prueba ante las autoridades, conforme al numeral 1º del artículo 774 del Estatuto Tributario. Se destaca que la obligación de registrar libros ante la Cámara de Comercio, según el artículo 175 del Decreto Ley 019 de 2012, aplica únicamente a los sujetos inscritos en el registro mercantil. Por tanto, las ESAL que no estén obligadas a inscribir sus libros en la Cámara de Comercio deben realizar el registro ante la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente a su domicilio fiscal. En cuanto al libro de actas, el Decreto 1625 de 2016 establece que este debe registrarse conforme a las normas vigentes para que tenga pleno valor probatorio. Para las ESAL no sujetas al registro en la Cámara de Comercio, dicho registro debe hacerse ante la DIAN, utilizando el aplicativo dispuesto para este fin. El Decreto 805 de 2013 reglamentó el registro de libros y actas digitales, autorizando a los comerciantes a llevar sus libros en archivos electrónicos y estableciendo que el registro de estos documentos electrónicos se realiza ante la Cámara de Comercio del domicilio del comerciante. Finalmente, se recuerda que toda la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria aplicable puede ser consultada en el normograma oficial de la DIAN, disponible en línea. Este pronunciamiento resulta clave para las ESAL, ya que clarifica las obligaciones en materia de registro documental y contribuye a un correcto cumplimiento tributario y administrativo, facilitando la transparencia y legalidad en la gestión de estas entidades.