En respuesta a una consulta recibida sobre la negativa de reconocimiento económico de una incapacidad por parte de una EPS, el Ministerio de Salud explicó el procedimiento adecuado para el trámite y los límites legales en el manejo de la información clínica.

La historia clínica y su reserva

De acuerdo con la legislación vigente, la historia clínica es un documento de carácter privado y reservado, cuyo acceso está restringido únicamente al usuario, el equipo de salud, autoridades judiciales y de salud en los casos previstos por la ley, y otras personas determinadas legalmente. Por esta razón, el empleador no está autorizado para custodiar o solicitar directamente la historia clínica de los trabajadores.

Validación y transcripción de incapacidades

El Decreto 2126 de 2023 establece que los certificados de incapacidad deben ser expedidos por médicos inscritos en el Registro Especial de Talento Humano en Salud (ReTHUS) o quienes presten servicio social obligatorio, y que las incapacidades deben estar consignadas en la historia clínica. Cuando una incapacidad es expedida por un médico no adscrito a la red de la EPS, se debe presentar la incapacidad junto con la epicrisis (en caso de internación) o el resumen de atención (para consultas externas) para su validación o transcripción ante la EPS. Esta documentación es esencial para que la EPS pueda reconocer y pagar la prestación económica correspondiente.

Obligaciones del empleador y del trabajador

Según el Decreto Ley 019 de 2012, el empleador es responsable de adelantar directamente el trámite para el reconocimiento de incapacidades y licencias ante las EPS. El trabajador debe informar al empleador sobre la existencia de la incapacidad o licencia. Para efectos de transcripción, el trabajador debe entregar al empleador la incapacidad acompañada de la epicrisis o resumen de atención, garantizando la reserva de la información sensible. En conclusión, el Ministerio de Salud confirma que, aunque la historia clínica es un documento reservado, la normativa permite que el empleador acceda a los documentos clínicos necesarios para tramitar la transcripción y reconocimiento de incapacidades cuando estas son expedidas por profesionales fuera de la red de la EPS. Esta aclaración busca facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales y evitar contratiempos en el pago de prestaciones económicas por incapacidad, garantizando así la protección de los derechos tanto de los trabajadores como de los empleadores.