Plazos y normatividad aplicable

El concepto establece que las obligaciones relacionadas con la conservación de libros, papeles e información vinculada a actividades del mercado de valores están reguladas por disposiciones legales y reglamentarias. La Superintendencia Financiera señala que el alcance de estas obligaciones depende de la naturaleza de la entidad vigilada y la actividad que esta realice. Para establecimientos de crédito, sociedades de servicios financieros, entidades aseguradoras e intermediarios de seguros y reaseguros, el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto Ley 663 de 1993) es aplicable. Este establece un plazo mínimo de conservación de cinco años contados desde la fecha del asiento respectivo. Una vez transcurrido este período, los documentos pueden ser destruidos siempre que se garantice su reproducción exacta mediante medios técnicos adecuados.

Disposiciones específicas para entidades del mercado de valores

El Decreto 2555 de 2010 contiene reglas específicas para la conservación de información en el mercado de valores, destacando: - Las bolsas de valores deben conservar la información sobre operaciones, órdenes, posturas y mensajes a través de sus sistemas durante el plazo establecido en el artículo 96 del EOSF. - Los administradores de sistemas de negociación y registro de operaciones deben mantener dicha información por el mismo término. - Los depósitos centralizados de valores deben conservar registros que permitan reconstruir la titularidad durante el plazo legal señalado. - En operaciones sobre instrumentos financieros derivados con contrapartes vigiladas, la información debe conservarse durante la relación contractual y cinco años adicionales. - Los intermediarios de valores deben implementar procedimientos que aseguren la conservación fiel y verificable de la información durante un período equivalente al previsto para libros y documentos comerciales.

Responsabilidad de las entidades vigiladas

Cada entidad vigilada es responsable de determinar los plazos de conservación documental que le apliquen y de establecer los lineamientos técnicos y jurídicos para la conservación, reproducción y destrucción de documentos electrónicos. La Superintendencia Financiera aclara que no corresponde a esta entidad fijar estos aspectos específicos. Este concepto aporta claridad sobre las obligaciones documentales en el sector financiero, contribuyendo a fortalecer la seguridad jurídica y la transparencia en la gestión documental. Las entidades vigiladas deben asegurarse de cumplir con estas disposiciones para garantizar una adecuada administración de la información y evitar posibles sanciones.