Reconocimiento contable según la sustancia económica

El CTCP señala que el tratamiento contable debe basarse en la sustancia económica de la operación, específicamente en si la entidad actúa como principal o intermediaria en relación con los costos laborales de los conductores. Cuando la empresa realiza pagos de salarios, prestaciones y seguridad social por cuenta de los asociados, y estos asumen integralmente los riesgos y beneficios, es procedente reconocer dichos pagos como cuentas por cobrar y no como un gasto propio. El reintegro recibido cancela dicha cuenta sin afectar el resultado del período. No obstante, si la evaluación indica que la entidad es el empleador sustancial, los pagos deben reconocerse como gastos propios, con un posible derecho de cobro frente al asociado.

Tratamiento de ingresos por reembolso

En caso de que la entidad actúe como intermediaria, los reintegros no constituyen ingresos ordinarios bajo la NIIF 15, ya que no se trata de una transferencia de bienes o servicios propios. Por el contrario, si se reconoció inicialmente el gasto como propio, la presentación contable debe reflejar fielmente la operación para evitar sobrestimar ingresos y gastos.

Revelación en estados financieros

La entidad debe revelar en las notas la naturaleza de estas operaciones y las políticas contables aplicadas, indicando si actúa como principal o intermediaria. Cuando los pagos se reconocen como cuentas por cobrar, la revelación debe explicar que corresponden a desembolsos realizados por cuenta de terceros sujetos a reintegro contractual, detallando riesgos y criterios aplicados. Adicionalmente, se debe conservar documentación que identifique individualmente los valores pagados y reintegrados por cada asociado.

Soporte contable para asociados

Los asociados deben registrar en su contabilidad los costos laborales relacionados, aunque el pago lo realice la entidad. El soporte podrá sustentarse en documentos contractuales, liquidaciones o reportes detallados de nómina proporcionados periódicamente por la entidad. La empresa podrá emitir certificaciones detalladas de los costos reembolsados, suscritas por el representante legal y el contador, que identifiquen al asociado, valores pagados y reintegros efectuados. Sin embargo, la suficiencia de estos documentos para efectos tributarios corresponde a la autoridad fiscal competente. Este concepto fue emitido por el organismo técnico de normalización contable adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con base en las normativas vigentes y la información suministrada por el solicitante, con el fin de brindar claridad y orientación para la correcta aplicación de las normas contables en estas operaciones.