Antecedentes y contexto

La consulta presentada se refiere a una obligación por pagar incluida en los estados financieros de una sociedad intervenida y administrada provisionalmente por la SAE, con un valor de más de 281 millones de pesos y una antigüedad superior a cinco años. Dicha obligación corresponde a un proveedor del exterior, pero no se ha encontrado la factura o soporte contable que respalde la operación. Además, no ha sido posible establecer comunicación con el acreedor. La sociedad está en proceso de extinción de dominio y su objeto social incluye operaciones de comercio exterior.

Criterios técnico-contables del CTCP

El CTCP señaló que, desde un punto de vista técnico-contable y conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), un pasivo financiero debe mantenerse registrado mientras exista una obligación presente que implique la salida de recursos económicos para la entidad. La baja en cuentas de un pasivo solo procede cuando este se haya extinguido, cancelado o haya expirado, según lo establecido en la NIIF 9 y en la NIIF para PYMES, incorporadas en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015. Se enfatizó que la ausencia de soporte documental o la imposibilidad de contactar al proveedor no constituyen, por sí solas, evidencia suficiente para dar de baja la obligación en la contabilidad. Aunque la falta de documentos representa una debilidad relevante, no desvirtúa automáticamente la existencia económica del pasivo, especialmente cuando este está registrado en los libros oficiales y es coherente con la actividad de la entidad.

Implicaciones para la administración y la contabilidad

Corresponde a la administración evaluar integralmente los antecedentes jurídicos, contables y documentales disponibles y aplicar juicio profesional para determinar la existencia actual de la obligación y la procedencia de su baja contable. La determinación sobre prescripción o extinción jurídica de la obligación excede la competencia del CTCP y debe ser objeto de análisis jurídico particular. El CTCP recordó la importancia de los soportes contables conforme a lo previsto en el Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, destacando que los hechos económicos deben documentarse adecuadamente para sustentar los registros financieros. Sin embargo, la inexistencia posterior de soporte físico no elimina automáticamente el reconocimiento contable inicial.

Conclusión

El concepto técnico emitido por el CTCP establece que la baja en cuentas de un pasivo financiero registrado requiere evidencia clara de extinción, pago o cancelación de la obligación. La falta de soporte documental o contacto con el proveedor no justifica la eliminación contable automática. La administración debe considerar toda la información y circunstancias para tomar decisiones ajustadas a los marcos técnicos normativos vigentes. Este pronunciamiento se limita al ámbito técnico-contable y no aborda aspectos jurídicos ni decisiones administrativas propias de la SAE en el proceso de extinción de dominio. Por lo tanto, se reitera la importancia de que las entidades mantengan adecuados controles internos y documentación que respalden todas las operaciones registradas, garantizando así la transparencia y confiabilidad de la información financiera presentada.