La Superintendencia de Sociedades respondió consultas relacionadas con la suscripción de actas de reuniones no presenciales en sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.), enfatizando las obligaciones legales que deben cumplirse para garantizar la validez de las decisiones tomadas.

Asistencia y firma del representante legal

El concepto establece que el representante legal debe haber asistido a la reunión no presencial para poder firmar el acta correspondiente. Esto es fundamental para que pueda dar fe de la realización y desarrollo de la reunión. En caso de que el representante legal no haya participado, no es válido que suscriba el acta, pues no podría certificar lo acontecido.

Efectos de la ausencia o abstención en la firma del acta

Si el representante legal se abstiene de firmar el acta por no haber estado presente, el documento carece de plena validez para efectos probatorios. Sin embargo, la misma junta o asamblea podrá ratificar posteriormente lo acontecido, dejando las constancias necesarias, lo que permitiría subsanar el defecto formal.

Estatutos y posibles modificaciones

La Superintendencia aclaró que los estatutos sociales de una S.A.S. no pueden establecer que no sea exigible la firma del representante legal en las actas de reuniones no presenciales, dado que el artículo 21 de la Ley 222 de 1995 es una norma imperativa en este aspecto. No obstante, la ley permite que en ausencia del secretario, firme algún socio o miembro de la junta directiva.

Reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y consentimiento escrito

En relación con la modalidad de reuniones en las S.A.S., se indicó que estas sociedades pueden establecer en sus estatutos mecanismos alternativos para la toma de decisiones, como la comunicación simultánea o sucesiva y el consentimiento escrito. En caso de no hacerlo, se aplicarán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995. Este concepto reitera la importancia de cumplir con las formalidades establecidas para garantizar la validez jurídica de las decisiones adoptadas en reuniones no presenciales, especialmente en el contexto actual donde estas modalidades son cada vez más frecuentes. Para más información, el público puede consultar la normatividad y conceptos emitidos por la entidad en su página web oficial. La Superintendencia de Sociedades continúa comprometida con brindar claridad y seguridad jurídica en los procesos societarios, adaptándose a las nuevas formas de interacción y gestión empresarial.