Plazo de conservación y normatividad aplicable

La Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Sociedades respondió una consulta referente al plazo durante el cual deben conservarse la información y documentación vinculadas al proceso de vinculación y actualización de clientes y proveedores, una vez finalizada la relación comercial, en el marco del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT). Según el numeral 5.5 de la Circular Externa No. 100-000016 de 2020, las actividades desarrolladas en la implementación y ejecución del SAGRILAFT deben quedar debidamente documentadas para garantizar la integridad, oportunidad, confiabilidad, reserva y disponibilidad de la información. Además, se debe respetar la normativa en materia de protección de datos personales, incluyendo las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012. Por su parte, el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 establece que los libros y papeles de comercio deben conservarse durante un período de diez años contados desde la fecha del último asiento, documento o comprobante. Este plazo puede cumplirse mediante documentos en papel o mediante medios técnicos, magnéticos o electrónicos que garanticen la reproducción exacta de la información.

Impacto para las empresas obligadas

Estas disposiciones afectan a las empresas sujetas al SAGRILAFT, que deberán asegurar la conservación de los documentos y soportes relacionados con sus procesos de debida diligencia y debida diligencia intensificada durante el período señalado. El cumplimiento de este requisito contribuye a la transparencia y a la vigilancia efectiva en la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo. En conclusión, la documentación relacionada con el SAGRILAFT debe conservarse por un plazo mínimo de diez años, conforme a la normativa vigente, garantizando así la integridad y disponibilidad de la información para eventuales requerimientos legales o regulatorios. La Superintendencia de Sociedades recuerda que estos conceptos tienen carácter general y no vinculante, y que la normatividad completa está disponible en su página web para consulta pública, con el fin de facilitar el cumplimiento por parte de las empresas y promover las mejores prácticas en materia de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.