La entidad respondió una consulta sobre los requisitos que deben cumplir las herramientas de firma electrónica para la suscripción y registro de actas de asamblea y junta directiva en medios electrónicos. La normativa vigente permite llevar los libros de comercio en archivos electrónicos siempre que se incorpore un mecanismo de firma digital o electrónica, conforme al artículo 2.2.2.39.4 del Decreto 1074 de 2015.

Validez jurídica de la firma electrónica

En cuanto a la validez jurídica, la firma digital debe ser un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que garantiza la autenticidad e integridad del mismo, de acuerdo con la Ley 527 de 1999. No es válido el uso de firmas “escaneadas” para dichos fines, ni en actas físicas ni electrónicas. Por ello, las plataformas de firma digital deben cumplir con los requisitos legales, incluyendo certificación de entidades autorizadas, aunque la Superintendencia no recomienda plataformas específicas.

Conservación de las actas electrónicas

Respecto a la conservación de las actas electrónicas, el sistema debe garantizar que la información sea accesible para consulta posterior, conservar los documentos en el formato original o equivalente que asegure la exactitud, y mantener toda la información que permita identificar el origen, destino, fecha y hora del mensaje o documento, conforme al artículo 12 de la Ley 527 de 1999. El comerciante debe garantizar la conservación integral de los libros durante el término legal, ya sea en formato físico o digital.

Estándares de seguridad y responsabilidades

Sobre los estándares de seguridad, la entidad ratificó que los libros electrónicos deben cumplir con las disposiciones legales vigentes relativas a cifrado, control de acceso, trazabilidad y respaldo, sin que exista una estructura tecnológica única obligatoria, dejando cierta discrecionalidad al comerciante. Finalmente, la entidad aclaró que es responsabilidad de la sociedad evaluar y validar técnicamente las plataformas que utilice para la firma digital, pudiendo recurrir a la Superintendencia de Industria y Comercio para asuntos relacionados con la certificación o auditoría de estas herramientas. Este concepto tiene carácter general y abstracto, sin resolver casos particulares ni constituir asesoría vinculante, pero brinda un marco claro para el uso de la firma electrónica en la gestión de actas societarias, contribuyendo así a la modernización y seguridad jurídica en la administración corporativa.