Proceso y plazos para la aprobación digital

La Procuraduría General de la Nación ha establecido que, para la vigencia fiscal 2026, la opción de aprobación de inventarios individuales estará habilitada en el Sistema de Inventario y Administración Financiera (SIAF) desde el 1 de octubre hasta el 30 de noviembre de 2026. Durante este período, los servidores deberán revisar y aprobar el inventario registrado a su nombre. El sistema estará accesible a través de la Intranet institucional, en la ruta: Acceso a Sistemas de Información -> Sistema de Inventario y Administración Financiera (SIAF). Además, se podrá ingresar desde cualquier dispositivo móvil o equipo de cómputo mediante un enlace externo, sin necesidad de conexión a la red interna, siempre autenticándose con usuario y contraseña asignados.

Revisión y aprobación del inventario

La aprobación implica una verificación integral de la información, tanto física como administrativa, relacionada con los bienes registrados. Los servidores deberán confirmar que los elementos y la dependencia asignada coinciden con la situación actual. En caso de concordancia, se seleccionará la opción "Sí" para aprobar el inventario. Si se detectan inconsistencias, como elementos que no se encuentren físicamente bajo la responsabilidad del servidor, errores en la información o discrepancias en la dependencia asignada, se deberá elegir la opción "No" y registrar la novedad de forma clara. Esta acción genera un requerimiento para su revisión y ajuste, y el inventario no podrá ser aprobado hasta que se solucionen las inconsistencias.

Confirmaciones y atención de requerimientos

Una vez aprobada la revisión, el servidor recibirá un correo institucional con un mensaje de confirmación que incluye el número de transacción, el cual podrá consultarse posteriormente en la sección de históricos del aplicativo. Los requerimientos relacionados con inconsistencias serán atendidos en el nivel central por el Grupo de Almacén e Inventarios y en las regionales por la Coordinación Administrativa correspondiente.

Excepciones y aprobación automática

Se exceptúan del proceso los servidores de las sedes en los departamentos de Chocó, Valle del Cauca, Risaralda, Caldas y Quindío, debido a afectaciones ocurridas el 10 de agosto de 2026. Para estos casos, la aprobación se realizará posteriormente, cuando se garantice una adecuada verificación física y validación de la información. Finalmente, si un servidor no realiza la revisión y aprobación dentro del plazo establecido ni reporta novedades, se entenderá que está de acuerdo con el inventario, procediéndose a su aprobación automática al cierre del período. Este proceso busca asegurar la correcta administración y control de los bienes de la Procuraduría, facilitando su gestión mediante herramientas digitales accesibles y eficientes, contribuyendo así a una mayor transparencia y responsabilidad en el manejo de los recursos públicos.