Entidad emisora, número y fecha
La norma fue expedida por la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación de TRANSMILENIO S.A., identificada como Resolución R-DC-025, en septiembre de 2026.
Objeto de la norma
La resolución actualiza el documento denominado «Plan de emergencias para los documentos de archivo de TRANSMILENIO S.A.» (código T-DC-001, versión 2), que establece lineamientos y líneas de acción para enfrentar situaciones de calamidad, desastre o emergencia que puedan afectar la memoria institucional representada en los documentos de archivo de la entidad.
Cambios normativos concretos
- Se reemplaza la versión anterior del Plan de Emergencias para documentos de archivo (código T-DA-003) por la versión 2 (código T-DC-001).
- Se actualizan aspectos técnicos como la codificación del documento y el mapa de señalización y evacuación, acorde con la infraestructura actual.
- Se incorporan definiciones actualizadas sobre amenazas, riesgos y conceptos relacionados con la gestión documental y de emergencias.
- Se amplía la información general del archivo y la sede, incluyendo ubicación, características edilicias, señalización, personal y sistema de alarma.
- Se integran planes de contingencia específicos para riesgos como inundación, incendio, terremoto y vandalismo, con actividades detalladas para cada caso.
- Se establecen medidas preventivas a corto plazo para la conservación y protección de los documentos.
- Se deroga la Resolución 203 del 4 de julio de 2025.
Obligaciones creadas
- La persona en el cargo de Profesional Universitario Grado 3 en Gestión Documental es responsable de la actualización e implementación del plan.
- El Director Corporativo de TRANSMILENIO S.A. es responsable del cumplimiento estricto del Plan de Emergencias.
- La alta gerencia debe disponer de los recursos necesarios para la actualización, implementación y seguimiento de las estrategias y programas de preservación y conservación documental.
- El personal de la entidad debe participar en las capacitaciones relacionadas con prevención y atención de emergencias documentales.
- Se debe garantizar el mantenimiento periódico de las instalaciones hidráulicas, eléctricas y sistemas de detección y extinción de incendios en los archivos.
- Se deben mantener actualizados los inventarios documentales y evitar la exposición indebida de expedientes.
- En caso de emergencia, se deben activar los planes de contingencia específicos y coordinar con las entidades de apoyo externo designadas.
Ámbito de aplicación
El Plan de Emergencias aplica para los documentos de archivo de TRANSMILENIO S.A., cubriendo la sede ubicada en la Avenida Eldorado No. 69-76, Edificio Elemento Torre 1, Piso 5, y el archivo central que opera bajo contrato con un tercero. El ámbito es distrital, conforme a la competencia de la entidad en el Distrito Capital y su área de influencia.
Excepciones y exclusiones
No se establecen excepciones expresas en la resolución para la aplicación del Plan de Emergencias.
Base legal
La expedición de la norma se fundamenta en:
- Artículo 5º de la Resolución 342 de 2025.
- Artículo 10º del Acuerdo 05 de 2025 de la Junta Directiva de TRANSMILENIO S.A.
- Constitución Política, artículos 209 y 269.
- Acuerdo Distrital 004 de 1999 modificado por el Acuerdo 927 de 2024.
- Decretos 652 de 2025 y 1499 de 2017.
- Ley 87 de 1993, Ley 1753 de 2015, Ley 400 de 1997, Ley 594 de 2000 y normatividad complementaria.
Fecha de entrada en vigencia
La resolución rige a partir de la fecha de su publicación en la imprenta distrital.
Régimen de transición
Se deroga expresamente la Resolución 203 de 2025, por lo que la versión 2 del Plan de Emergencias reemplaza el documento anterior sin establecer otros plazos de implementación adicionales.
Contenido y estructura del Plan de Emergencias
El documento actualizado contiene:
- Definiciones técnicas sobre fenómenos naturales, socio-naturales, tecnológicos y antrópicos que implican riesgos para los archivos.
- Información detallada sobre las condiciones generales del archivo, su ubicación geográfica, características edilicias, señalización y personal asignado.
- Identificación y evaluación de riesgos mediante metodologías técnicas reconocidas.
- Recomendaciones de prevención y salvamento de documentos.
- Medidas preventivas a corto plazo para mantenimiento y control de riesgos.
- Planes de contingencia específicos para inundación, incendio, terremoto y vandalismo, con actividades detalladas para recuperación y mitigación de daños.
- Listados de responsables internos y entidades de apoyo externo para la atención de emergencias.
- Anexos con identificación de riesgos y estrategias de mitigación.
El Plan de Emergencias actualizado busca establecer un marco técnico-operativo para la protección, conservación y recuperación de los documentos de archivo de TRANSMILENIO S.A. ante situaciones de riesgo, estableciendo responsabilidades claras dentro de la entidad y coordinando con organismos externos especializados, con el fin de garantizar la integridad y disponibilidad de la memoria institucional en todo momento.
