Contexto y Objetivo de la Circular Conjunta

En un contexto donde la digitalización y la gestión eficiente de la información se han convertido en pilares fundamentales para la administración pública, el Ministerio de Justicia y la Superintendencia de Notariado y Registro han emitido la Circular Conjunta No. 001-2024. Esta directriz responde a la necesidad de actualizar y armonizar los procedimientos relacionados con la gestión documental en las entidades públicas, tanto a nivel central como territorial. El propósito principal de esta circular es establecer un marco normativo claro que oriente a las entidades públicas en la organización, conservación y acceso a sus archivos y documentos, en concordancia con la legislación vigente en materia de archivos y transparencia. Así, se busca asegurar la integridad y disponibilidad de la información pública, facilitando su consulta por parte de los ciudadanos y contribuyendo a la rendición de cuentas en el sector público.

Alcance y Sujetos Obligados

La Circular tiene un alcance amplio, dirigido a todas las entidades públicas nacionales y territoriales, incluyendo ministerios, gobernaciones, alcaldías y demás organismos del Estado que manejan documentación oficial. Se establece que el cumplimiento de las disposiciones es obligatorio para estas entidades, quienes deberán implementar los procedimientos indicados en los plazos fijados. Además, se dispone que las oficinas de archivo y los responsables de la gestión documental dentro de cada entidad son los principales encargados de aplicar y supervisar el cumplimiento de estas directrices. En cuanto a la vigencia, la circular es de carácter vinculante, dado que emana de autoridades competentes y se fundamenta en normativas superiores, lo que implica que su observancia es exigible...