Contexto y tribunal competente

El Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Subsección A, en ejercicio de la segunda instancia, fue el órgano encargado de resolver el recurso de apelación interpuesto por una empresa participante en una licitación pública contra la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (en adelante, Aeronáutica Civil). La controversia surgió en torno a la declaratoria de desierta de la licitación pública 13000011 OL de 2013, que tuvo por objeto la adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de la automatización de ayudas visuales en un aeropuerto internacional.

Antecedentes fácticos y procesales

La empresa demandante, integrante de un consorcio, presentó demanda en ejercicio del medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho, buscando la anulación de las resoluciones que declararon desierta la licitación y la indemnización por perjuicios materiales y morales ocasionados. El fundamento central de su reclamo radicó en que el consorcio cumplió con todos los requisitos técnicos, jurídicos y financieros, incluyendo la presentación de certificaciones de experiencia expedidas por aeropuertos extranjeros, las cuales fueron apostilladas conforme a la normativa internacional. Sin embargo, la Aeronáutica Civil rechazó la habilitación del consorcio debido a que algunos documentos aportados no contaban con la apostilla válida sobre la autenticación notarial en el país de origen, lo que motivó la declaratoria de desierta del proceso licitatorio. La entidad justificó su decisión en el cumplimiento estricto del pliego de condiciones, que exigía la apostilla tanto del contenido como de la firma ante la autoridad competente del país extranjero y, adicionalmente, ante la autoridad diplomática colombiana o de una nación amiga. El Tribunal Administrativo de Cundinamarca, en primera instancia, negó las pretensiones de la demanda y condenó en costas al actor. La decisión fue apelada y remitida al Consejo de Estado para segunda instancia.

Consideraciones jurídicas de la providencia

El Consejo de Estado realizó un análisis exhaustivo sobre la validez del trámite de apostilla de los documentos otorgados en el exterior, enfatizando que la apostilla no es una mera formalidad sino una garantía legal esencial para dotar de validez probatoria a documentos extranjeros. En particular, destacó que la apostilla debe certificar la autenticidad de la firma del notario y la calidad en que actúa, conforme a lo estipulado en la Ley 455 de 1998, que adopta el Convenio de La Haya sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. Se examinó detalladamente cada una de las certificaciones aportadas por el consorcio. Si bien algunas cumplían con el requisito de apostilla dado que la autenticación notarial y la apostilla recaían sobre el mismo documento original, otras sólo presentaban la apostilla sobre la autenticación de copias certificadas, lo que no satisface las exigencias legales. La falta de apostilla sobre las firmas de los notarios que reconocieron las firmas de los funcionarios aeroportuarios en determinados estados de Estados Unidos impidió acreditar la autenticidad requerida. El tribunal de primera instancia también descartó la validez probatoria de comunicaciones enviadas por la representación diplomática extranjera y funcionarios de la entidad demandada que respaldaban el cumplimiento del trámite, aduciendo que estos documentos no contenían un análisis concreto de las certificaciones ni sustituían la competencia exclusiva de la entidad para evaluar los requisitos habilitantes. Respecto de la supuesta vulneración al derecho al debido proceso y al principio de igualdad, la Sala concluyó que la entidad otorgó el tiempo para subsanar las deficiencias formales y que no existía trato desigual, pues no se acreditó que las condiciones de otros procesos de selección fueran equivalentes en cuanto a los requisitos de apostilla. Finalmente, en cuanto a la condena en costas, se recordó que el régimen actual es objetivo y se impone a la parte vencida independientemente de su conducta procesal. La condena se ajustó a las tarifas vigentes y consideró la cuantía del proceso y la participación de apoderados judiciales, por lo que fue declarada ajustada a derecho.

Conclusión de la decisión

La Sala confirmó la sentencia de primera instancia que negó las pretensiones de nulidad y restablecimiento del derecho, así como la condena en costas impuesta a la parte demandante. La decisión reafirma la importancia del cumplimiento estricto de los requisitos legales en los procesos de contratación estatal, particularmente en lo relativo a la autenticación y apostilla de documentos expedidos en el exterior, y ratifica el papel del órgano administrativo en la evaluación técnica y jurídica de las propuestas. Este pronunciamiento contribuye a la consolidación de criterios jurisprudenciales que garantizan la seguridad jurídica y la correcta aplicación de los procedimientos establecidos en la contratación pública, asegurando que los documentos extranjeros presentados como prueba cumplan con los estándares internacionales y nacionales para su validez probatoria. De esta manera, se fortalece la transparencia y la confianza en los procesos licitatorios estatales, protegiendo el interés público y promoviendo la igualdad de condiciones entre los participantes.

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Consejo de Estado confirma declaratoria de desierta en licitación por incumplimiento en apostilla de documentos externos

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