Contexto y Propósito de la Circular

La Circular Externa 2025151000000009-5 de 2025 surge en un marco normativo consolidado por diversas leyes y decretos que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud en Colombia. Entre las normas que fundamentan esta circular se destacan la Ley 1122 de 2007, la Ley Estatutaria 1751 de 2015, las Leyes 1955 y 1966 de 2019, así como los Decretos 780 de 2016, 1080 de 2021 y 441 de 2022. Dichas disposiciones establecen la estructura, competencias y responsabilidades de la Superintendencia Nacional de Salud, así como la inclusión de los gestores farmacéuticos como sujetos obligados dentro del sistema de inspección, vigilancia y control. El propósito principal de la circular es actualizar y complementar las instrucciones para que los gestores farmacéuticos reporten información precisa, oportuna y completa a la Superintendencia Nacional de Salud. Este reporte es fundamental para que la entidad pueda ejercer efectivamente su función de supervisión, garantizando así la calidad y transparencia en la dispensación de medicamentos y dispositivos médicos a los afiliados del sistema de salud. La circular, además, busca fortalecer el control sobre los acuerdos contractuales, establecimientos farmacéuticos, procesos de dispensación y situaciones que puedan afectar la disponibilidad de tecnologías en salud.

Alcance y Sujetos Obligados

La circular está dirigida específicamente a los gestores farmacéuticos, entendidos como operadores logísticos, cadenas de droguerías, cajas de compensación y establecimientos de comercio que realizan la dispensación ambulatoria de medicamentos y dispositivos médicos a los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud, bajo encargo contractual de las Entidades Promotoras de Salud (EPS), Instituciones Prestadoras de Salud (IPS) y otros actores del sistema. El ámbito de aplicación es externo, ya que involucra a estos gestores farmacéuticos en sus relaciones contractuales y operativas dentro del sistema de salud colombiano. Los reportes se deben realizar a través de la plataforma tecnológica nRVCC, cumpliendo con especificaciones técnicas y plazos definidos para cada tipo de información.

Validez Legal y Carácter Vinculante

Emitida por la Superintendencia Nacional de Salud, autoridad competente conforme a la Constitución Política y las leyes del sector salud, esta circular tiene carácter vinculante para los gestores farmacéuticos. El cumplimiento de sus disposiciones es obligatorio y su incumplimiento configura una infracción administrativa, sujeta a sanciones establecidas en el artículo 130 de la Ley 1438 de 2011, modificado por la Ley 1949 de 2019. Además de las sanciones administrativas, el incumplimiento puede acarrear responsabilidades disciplinarias, fiscales, penales o civiles, sin perjuicio de otras medidas que puedan imponer autoridades judiciales o administrativas competentes. Por tanto, la circular no solo es una guía técnica sino una norma de cumplimiento obligatorio dentro del marco regulatorio del sector salud.

Contenido Sustancial y Requisitos de Reporte

La circular adiciona al Título XI – Anexos Técnicos de la Circular Única 047 de 2007, varios archivos tipo que los gestores farmacéuticos deben reportar periódicamente:

• Archivo ST029 – Acuerdos de Voluntades con Entidades Responsables de Pago: Reporte trimestral que incluye los acuerdos contractuales vigentes entre gestores y entidades responsables de pago.
• Archivo ST030 – Establecimientos Farmacéuticos (Puntos de Dispensación): Información trimestral sobre los puntos de dispensación vinculados a los acuerdos contractuales.
• Archivo ST031 – Dispensación de Medicamentos y Dispositivos Médicos: Reporte mensual detallando la dispensación ambulatoria realizada.
• Archivo ST032 – Tecnologías en Salud con Dificultades de Dispensación: Reporte mensual que informa sobre tecnologías prescritas que presentan dificultades para su entrega oportuna, completa y con calidad, indicando causas tales como aumento inesperado de demanda, problemas logísticos o retiro del mercado.

Estos reportes deben cumplir con estrictas especificaciones técnicas: ser presentados en formato TXT separado por el carácter pipeline (|), con nombre de archivo estandarizado y firmados digitalmente por el representante legal de la entidad reportante. Además, se enfatiza la responsabilidad indelegable del representante legal en garantizar la veracidad, integridad, oportunidad y actualización continua de la información suministrada. La plataforma nRVCC es el medio oficial para la recepción y validación de los datos.

Seguridad y Protección de la Información

La circular establece medidas específicas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información reportada. Los gestores farmacéuticos deben implementar controles de seguridad que incluyan el uso de contraseñas seguras, cifrado de datos sensibles y gestión adecuada de permisos de acceso, asegurando también que terceros involucrados cumplan con los mismos estándares. Estas disposiciones se alinean con la normativa vigente sobre protección de datos personales y seguridad de la información, incluyendo la Ley 1581 de 2012, la Ley 527 de 1999 y demás reglamentaciones relacionadas.

Importancia para el Sector Salud y la Sociedad

La Circular Externa 2025151000000009-5 de 2025 representa un paso significativo en la optimización del control y la transparencia en el sector farmacéutico dentro del sistema de salud colombiano. Al establecer instrucciones claras y mecanismos de reporte rigurosos, la Superintendencia Nacional de Salud fortalece su capacidad para supervisar a los gestores farmacéuticos, asegurando que la dispensación de medicamentos y dispositivos médicos se realice con calidad y oportunidad, protegiendo así los derechos de los usuarios. Este control contribuye a la eficiencia del sistema, la prevención de irregularidades y la mejora continua en la prestación de servicios de salud, consolidando la confianza en las entidades y garantizando el acceso efectivo a tecnologías en salud para la población. Para consultar la Circular Externa completa, la Superintendencia Nacional de Salud ha dispuesto la plataforma oficial nRVCC y el Diario Oficial donde fue publicada. --- Artículo elaborado con base en la Circular Externa 2025151000000009-5 de 11 de agosto de 2025, Superintendencia Nacional de Salud.