Responsabilidades y plazos clave

El memorando recuerda que la verificación y coherencia de los documentos para trámites presupuestales, de tesorería y contables son responsabilidad exclusiva de los supervisores e interventores de contratos. Estos deben garantizar la calidad y consistencia de la información entregada. Para quienes tengan programado disfrutar vacaciones o descanso compensado en diciembre o enero, se establece la obligación de gestionar con anticipación el cambio de supervisor mediante el procedimiento vigente y el formato correspondiente, previa coordinación con el jefe de la dependencia.

Radicación y pago de facturas

Las facturas por bienes y servicios recibidos hasta noviembre deben ser radicadas, con todos sus soportes, a más tardar el 5 de diciembre. Documentos con inconsistencias serán devueltos para ajuste, y los retrasos derivados serán responsabilidad del supervisor. En cuanto a las facturas relacionadas con bienes o servicios prestados en diciembre, se recomienda que los contratistas emitan las facturas electrónicas antes del 10 de diciembre. Los supervisores deberán radicar la documentación para pago antes del 15 de diciembre, y solo se gestionarán pagos de facturas aprobadas previamente en la plataforma SIIF.

Consideraciones específicas según tipo de contrato

Para contratos por consumo, como suministro de combustible o mantenimiento, se sugiere realizar cortes parciales para tramitar pagos dentro de la vigencia, con radicación máxima el 15 de diciembre. Para contratos con valores fijos mensuales, como aseo o vigilancia, se recomienda radicar la factura de diciembre dentro del plazo establecido, siempre que el supervisor confirme la prestación efectiva del servicio hasta el 31 de diciembre. En contratos con plazo hasta el 31 de diciembre, donde sea posible, se aconseja adelantar la entrega de...