Propósito general y objetivo del proyecto

El proyecto de resolución tiene como propósito general derogar la Resolución 006004 de 2018 para actualizar y unificar los lineamientos referentes a las tipologías documentales dentro del Modelo de Gestión por Procesos de la DIAN. La iniciativa busca optimizar la gestión documental en el marco de la disciplina BPM, que facilita la planificación estratégica y la operación basada en procesos. Su objetivo principal es mejorar la gobernanza y la eficiencia administrativa de la entidad, garantizando que la estructura documental se alinee con el Manual - Modelo de Gestión por Procesos de Negocio. Esta modernización pretende maximizar la entrega continua de valor público y asegurar el cumplimiento estratégico de la DIAN.

Nuevas disposiciones y mecanismos introducidos

El proyecto dispone que las tipologías documentales para la gestión de procesos serán definidas, modificadas y actualizadas por la Dirección de Gestión Estratégica y de Analítica y la Subdirección de Procesos, quienes serán responsables de incluirlas en el Manual - Modelo de Gestión por Procesos de Negocio. Además, establece la obligatoriedad de publicar los documentos aprobados en la intranet institucional, específicamente en el Listado Maestro de Documentos (LMD), que estará administrado y actualizado por la Coordinación de Procesos y Riesgos Operacionales. Se regulan también los procesos de elaboración, modificación, inactivación, administración y control de los documentos, que deben realizarse conforme a procedimientos establecidos por las dependencias mencionadas. Los responsables de procesos y procedimientos en la entidad deberán garantizar la revisión periódica y actualización oportuna de los documentos, además de su adecuada divulgación.

Acciones y regulaciones específicas establecidas

- Derogación expresa de la Resolución 006004 de 2018, eliminando la regulación previa sobre tipologías documentales. - Inclusión de la estructura documental dentro del Manual - Modelo de Gestión por Procesos de Negocio, facilitando la integración y actualización continua. - Publicación obligatoria de documentos en el Listado Maestro de Documentos para garantizar acceso y transparencia interna. - Responsabilidad asignada a la Dirección de Gestión Estratégica y de Analítica, Subdirección de Procesos y Coordinación de Procesos y Riesgos Operacionales para la administración documental. - Revisión y actualización constante a cargo de directores y jefes responsables de procesos para ajustarse a necesidades institucionales y normativas vigentes.

Impacto y alcance potencial del proyecto

Este proyecto de resolución fortalece la modernización de la DIAN al consolidar una gestión documental alineada con las mejores prácticas de BPM y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Se espera que facilite la simplificación de procesos y el fortalecimiento organizacional, promoviendo una mayor eficiencia administrativa y el cumplimiento de objetivos estratégicos. La adopción del Manual - Modelo de Gestión por Procesos de Negocio como instrumento central para la definición documental permitirá una gestión más dinámica y coherente de los procesos institucionales, beneficiando a todas las dependencias de la DIAN.

Participación de actores clave

El proyecto fue elaborado y promovido por la Dirección de Gestión Estratégica y de Analítica y la Subdirección de Procesos, en colaboración con la Coordinación de Procesos y Riesgos Operacionales. Se contó con la revisión y aprobación de la Dirección de Gestión Jurídica y la Dirección General de la DIAN. Asimismo, el proyecto fue sometido a consulta pública mediante publicación en el sitio web de la DIAN, permitiendo la participación ciudadana y de grupos de interés en el proceso normativo, en cumplimiento de la Ley 1437 de 2011.

Marco normativo y competencia

La competencia para expedir este proyecto se fundamenta en los numerales 18 del artículo 8 del Decreto 1742 de 2020, que otorgan a la Dirección General la responsabilidad de mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión Institucional. Asimismo, los numerales 5 y 9 del artículo 43 y los numerales 1, 2, 4 y 5 del artículo 48 del mismo decreto, establecen las funciones de la Dirección de Gestión Estratégica y de Analítica y la Subdirección de Procesos para definir la arquitectura de procesos y administrar la gestión documental.

Vigencia y publicación

El proyecto indica que la resolución regirá a partir del día hábil siguiente a su publicación en el Diario Oficial, momento en el cual quedará derogada la Resolución 006004 de 2018. La publicación en el Diario Oficial y en la intranet institucional garantizará la obligatoriedad y aplicación inmediata de los nuevos lineamientos.