Contexto y consulta planteada

La Secretaría Jurídica Distrital solicitó un concepto sobre la contrapartida contable que corresponde al registro del gasto o bien adquirido con cargo al fondo de caja menor, según lo establecido en la Resolución DDC-00002 de 2022. También se consultó si es exigible que el gasto tenga como contrapartida inmediata la cuenta 1105 – caja menor, o si resulta procedente su reconocimiento contra una cuenta del pasivo. Esta solicitud surgió a partir de un hallazgo administrativo formulado por la Contraloría de Bogotá D.C., que detectó que algunos gastos registrados en auxiliares de gastos no se reflejaban en el libro auxiliar de la cuenta de caja menor, lo que podría constituir un incumplimiento de las normas y del principio contable de partida doble.

Marco normativo aplicable

El Decreto 645 de 2025 y el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera del Marco Normativo para Entidades de Gobierno establecen que las cajas menores funcionan como un fondo fijo y que los hechos económicos deben reconocerse en el momento en que ocurren, aplicando el principio de devengo. El Catálogo General de Cuentas para Entidades de Gobierno define la cuenta 1105 – caja menor como un activo que refleja los fondos en efectivo y equivalentes de disponibilidad inmediata, y su dinámica está asociada a movimientos de constitución, incrementos, disminuciones o cancelación definitiva del fondo. Por su parte, el Manual para el Manejo y Control Contable de las Cajas Menores, anexo de la Resolución DDC-00002 de 2022, establece que los movimientos de caja menor deben relacionarse únicamente con la creación, aumento, disminución y cancelación definitiva...