Contexto y consulta planteada

La Secretaría Jurídica Distrital solicitó un concepto sobre la contrapartida contable que corresponde al registro del gasto o bien adquirido con cargo al fondo de caja menor, según lo establecido en la Resolución DDC-00002 de 2022. También se consultó si es exigible que el gasto tenga como contrapartida inmediata la cuenta 1105 – caja menor, o si resulta procedente su reconocimiento contra una cuenta del pasivo. Esta solicitud surgió a partir de un hallazgo administrativo formulado por la Contraloría de Bogotá D.C., que detectó que algunos gastos registrados en auxiliares de gastos no se reflejaban en el libro auxiliar de la cuenta de caja menor, lo que podría constituir un incumplimiento de las normas y del principio contable de partida doble.

Marco normativo aplicable

El Decreto 645 de 2025 y el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera del Marco Normativo para Entidades de Gobierno establecen que las cajas menores funcionan como un fondo fijo y que los hechos económicos deben reconocerse en el momento en que ocurren, aplicando el principio de devengo. El Catálogo General de Cuentas para Entidades de Gobierno define la cuenta 1105 – caja menor como un activo que refleja los fondos en efectivo y equivalentes de disponibilidad inmediata, y su dinámica está asociada a movimientos de constitución, incrementos, disminuciones o cancelación definitiva del fondo. Por su parte, el Manual para el Manejo y Control Contable de las Cajas Menores, anexo de la Resolución DDC-00002 de 2022, establece que los movimientos de caja menor deben relacionarse únicamente con la creación, aumento, disminución y cancelación definitiva del fondo.

Conclusiones sobre el registro contable

De acuerdo con el concepto emitido por la Contaduría General de la Nación, el gasto o bien adquirido con recursos del fondo de caja menor debe reconocerse en la etapa de utilización y solicitud de reembolso mediante un débito a la cuenta de gasto o activo correspondiente y un crédito en la subcuenta 249090 – otras cuentas por pagar, junto con las retenciones tributarias que apliquen. No es procedente exigir que el registro del gasto tenga como contrapartida inmediata la cuenta 1105 – caja menor, ya que esta última se relaciona con la administración del fondo fijo y no con la legalización directa de gastos. Este tratamiento permite mantener la trazabilidad entre el gasto, el pasivo generado y el posterior reembolso, garantizando el cumplimiento del principio de partida doble. Se recomienda que las entidades incorporen en sus manuales de políticas contables las directrices específicas sobre el manejo de las cajas menores, definiendo claramente los procedimientos contables y las responsabilidades de los funcionarios encargados, para asegurar un flujo adecuado de información y la presentación oportuna y fiel de la información financiera.

Observaciones finales

Este concepto es específico para el contexto presentado y no tiene carácter vinculante, a diferencia de los pronunciamientos de la Contaduría General de la Nación, que son de obligatorio cumplimiento para las entidades públicas. Además, se resalta que la Dirección Distrital de Contabilidad emite sus conceptos en atención a la normativa vigente y conforme a los términos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En síntesis, el registro contable del gasto efectuado con caja menor debe llevarse a cabo reconociendo inicialmente un pasivo y no afectando directamente la cuenta de caja menor, en línea con el marco normativo y el principio de devengo que rigen la contabilidad pública en el Distrito Capital. De esta forma, se fortalece la transparencia y el control financiero en las entidades, contribuyendo a una gestión pública más eficiente y responsable.