Contexto y propósito de la Circular
La Circular 1-4040 surge como un complemento a la instrucción previa contenida en la Circular No. 3-2025-000257, emitida en noviembre de 2025, que regula la radicación de planillas de pago de contratistas que prestan servicios personales a la entidad. La presente comunicación responde a las dificultades detectadas en el proceso cuando la radicación es realizada directamente por los ordenadores del gasto, por lo que se establecen nuevas directrices para que esta tarea sea asumida exclusivamente por los supervisores de contrato. El objetivo central es agilizar y garantizar la correcta presentación de las solicitudes de trámite de pago, evitando errores y retrasos.
Alcance y sujetos obligados
La circular está dirigida a un amplio grupo de funcionarios dentro de la entidad pública, incluyendo directores regionales, subdirectores de centros de formación, coordinadores, profesionales contables y de tesorería, así como a jefes de oficina y secretaría general. Su ámbito de aplicación es interno pero con repercusiones externas para los contratistas personas naturales vinculados a la entidad. Todos estos actores tienen la obligación de cumplir con las instrucciones sobre la radicación de cuentas y la documentación requerida para la gestión de pagos.
Validez legal y fuerza vinculante
Emitida por la Dirección General, máxima autoridad administrativa dentro de la estructura, la Circular 1-4040 posee carácter obligatorio para los destinatarios señalados. Su cumplimiento es necesario para asegurar la correcta ejecución del gasto público y la transparencia en el manejo de recursos. La obligatoriedad se fundamenta en la competencia otorgada a la Dirección General para impartir lineamientos administrativos y financieros que regulen los procesos internos.
Contenido sustancial y lineamientos clave
La circular detalla las responsabilidades y procedimientos que deben seguir los supervisores de contrato para la presentación formal de las solicitudes de trámite de pago. Entre las principales indicaciones destacan:
- Responsabilidad del supervisor de contrato: debe enviar la solicitud formal de pago, adjuntando el archivo denominado siguiendo el formato específico GF/NoCÉDULADECIUDADANÍA/No RP/MESDEPAGO, firmado por el contratista y supervisor, junto con los soportes respectivos.
- Canal de envío: el archivo debe remitirse directamente por correo electrónico a la dirección establecida para la Dirección General, evitando el uso de plataformas internas como OnBase.
- Identificación de fuentes y rubros presupuestales: en casos de pagos con más de una fuente de recursos o rubros, se debe detallar claramente la distribución de valores para garantizar la correcta asignación presupuestal.
- Formato consolidado en Excel: se debe adjuntar un archivo que contenga la relación detallada de los contratistas, con campos específicos para datos como nombre, identificación, valor bruto, retenciones aplicadas y total a pagar. La omisión o incumplimiento en este punto implica la devolución de la solicitud.
- Agrupación por supervisión: se recomienda consolidar en cada trámite la mayor cantidad posible de cuentas bajo una misma supervisión para optimizar el proceso.
- Plazos y calendario: los contratistas deben radicar sus cuentas dentro de los plazos establecidos, ya que las presentaciones fuera de calendario no garantizan el pago oportuno.
- Flujo posterior a la obligación contable: una vez registrada la obligación, se notificará al ordenador del gasto y al grupo de tesorería para proceder con la orden y autorización de pago.
Estas disposiciones buscan fortalecer el control, la transparencia y la eficiencia en la gestión de pagos a contratistas, evitando reprocesos y retrasos que puedan afectar la operación financiera de la entidad.
Importancia para los destinatarios y el público
La Circular 1-4040 es un instrumento clave para los funcionarios responsables de la administración financiera y contable dentro de la entidad, pues clarifica y estandariza procedimientos para la radicación de pagos, contribuyendo a una mayor organización y cumplimiento normativo. Para los contratistas personas naturales, implica mayor claridad en los requisitos y tiempos para la presentación y aprobación de sus solicitudes, lo que impacta en la seguridad y oportunidad en el pago de sus servicios. En términos generales, esta circular fortalece las prácticas administrativas en el sector público, en consonancia con los principios de eficiencia y legalidad.
Para consultar la Circular completa y oficial, puede acceder al portal institucional de la Dirección General, donde se encuentran disponibles todos los documentos relacionados y las actualizaciones pertinentes.
