Contexto y objetivo de la Circular 1-2022

La Circular 1-2022 fue emitida por la Secretaría General en cumplimiento de las funciones asignadas por el artículo 9 del Decreto 249 de 2004, que incluyen la coordinación de la actividad administrativa y la administración de los archivos institucionales. En este marco, y atendiendo a la Ley 594 de 2000 y la normativa archivística vigente, se busca reforzar las medidas de protección documental frente a los riesgos derivados de la temporada invernal del año 2026. Esta temporada se caracteriza por precipitaciones intensas, aumento de la humedad relativa y fluctuaciones de temperatura en varias regiones del país, factores que pueden deteriorar los archivos en soporte físico. Por ello, la circular establece lineamientos para mitigar estos riesgos, asegurar la conservación del patrimonio documental y garantizar el acceso oportuno a la información pública.

Alcance y destinatarios

La circular está dirigida a los Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores de Grupo, así como a funcionarios y contratistas a nivel nacional, quienes tienen la responsabilidad de implementar y supervisar las medidas señaladas en sus respectivas áreas. El ámbito de aplicación es interno, orientado a la gestión documental dentro de la entidad, pero sus efectos tienen repercusiones en el acceso público a la información y la preservación de la memoria institucional.

Validez legal y fuerza vinculante

Emitida por una autoridad competente conforme a disposiciones legales y reglamentarias, la circular tiene carácter obligatorio para los funcionarios y contratistas mencionados. Su cumplimiento es esencial para garantizar la integridad y conservación documental, así como para evitar responsabilidades administrativas derivadas del...