Entidades emisoras, alcance y objetivo de la resolución

La Resolución Reglamentaria No. 009 de 2026 fue emitida por la Contraloría de Bogotá D.C., en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, especialmente bajo el marco de los Acuerdos Distritales vigentes. Esta resolución actualiza el procedimiento relacionado con las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD), instrumentos fundamentales para la organización, conservación y disposición final de los documentos de archivo en la entidad. El procedimiento actualizado tiene como objetivo establecer directrices técnicas y administrativas claras para la actualización, implementación y control de estas tablas, asegurando la correcta clasificación, organización y descripción de los documentos en los archivos de gestión y archivo central. Con ello, se busca cumplir con la Ley General de Archivos y demás normativas relacionadas, promoviendo la transparencia, la protección del patrimonio documental y la eficiencia administrativa.

Destinatarios y relevancia

La resolución está dirigida principalmente a los directores, subdirectores, jefes de oficina, gerentes y profesionales responsables de la gestión documental en la Contraloría de Bogotá. Estos actores son esenciales para garantizar la divulgación, cumplimiento y aplicación efectiva del procedimiento. La participación activa de estos funcionarios asegura que los procesos archivísticos se ajusten a los cambios estructurales, funcionales y normativos que puedan afectar la gestión documental.

Principales decisiones y regulaciones contenidas en la resolución

Entre las decisiones principales destacan:

• La adopción formal de la versión 9.0 del Procedimiento para la Actualización y Aplicación de las Tablas de Retención y Valoración Documental, que reemplaza la anterior resolución reglamentaria No. 036 de 2018.
• El ajuste del nombre del procedimiento para incluir explícitamente las Tablas de Valoración Documental, reflejando la ampliación y actualización normativa.
• La definición de responsabilidades claras para los diferentes niveles de gestión dentro de la entidad, quienes deben garantizar la implementación y control del procedimiento.
• La estructuración detallada del proceso de actualización, que contempla desde la identificación de cambios en la organización o normativa, pasando por la elaboración y aprobación de las tablas, hasta su publicación y seguimiento.
• La incorporación de un enfoque interdisciplinario para la elaboración y revisión de las tablas, incluyendo análisis históricos, diagnósticos integrales y planes archivísticos integrales.
• El establecimiento de mecanismos de capacitación, seguimiento y control para asegurar la correcta aplicación de las tablas en los procesos de gestión documental.

Base legal y normatividad aplicable

El procedimiento se fundamenta en un amplio marco normativo, que incluye:

• La Constitución Política de Colombia, especialmente el artículo 269 que establece la obligación de las autoridades para implementar métodos de control interno.
• La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), que regula la función archivística del Estado.
• El Decreto 1080 de 2015, que establece instrumentos archivísticos para la gestión documental.
• Acuerdos del Archivo General de la Nación que fijan criterios técnicos y jurídicos para la función archivística en Colombia.
• Normas técnicas ISO relacionadas con gestión de calidad, ambiental y seguridad de la información (NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y NTC-ISO/IEC 27001:2022).
• Acuerdos Distritales vigentes que regulan la autonomía administrativa de la Contraloría y sus funciones archivísticas.

Modificaciones y vigencia

La resolución deroga la Resolución Reglamentaria No. 036 del 14 de septiembre de 2018, incorporando nuevas disposiciones y ajustando el procedimiento conforme a los avances normativos y técnicos. La adopción de la nueva versión del procedimiento entra en vigencia a partir de la fecha de publicación de la resolución, lo que implica la obligación inmediata de su cumplimiento por parte de los funcionarios responsables.

Impacto potencial

La actualización del procedimiento para la gestión documental mediante las Tablas de Retención y Valoración Documental representa un avance en la organización y administración eficiente de los archivos públicos en la Contraloría de Bogotá. Al garantizar criterios claros para la conservación, eliminación o transferencia de documentos, se fortalece la transparencia institucional, se protege el patrimonio documental y se facilita el acceso a la información pública. Además, la incorporación de normas técnicas internacionales contribuye a elevar los estándares de calidad y seguridad en el manejo documental, beneficiando tanto a la entidad como a los ciudadanos. Este procedimiento actualizado servirá como modelo para otras entidades públicas en la implementación de prácticas archivísticas modernas y eficientes, en línea con las exigencias legales y tecnológicas actuales. De esta manera, la Contraloría de Bogotá reafirma su compromiso con la gestión documental responsable, la transparencia y el fortalecimiento institucional a favor de la sociedad.