La Subdirección de Doctrina de la DIAN, facultada para absolver consultas generales sobre normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, se pronunció sobre cinco inquietudes relacionadas con la publicación de actos administrativos en la página web de la entidad. Este pronunciamiento da alcance a un oficio del Grupo de Coordinación de Relatoría sobre notificación de actos administrativos.

Régimen de notificación y naturaleza de los oficios

Se establece que la obligación de publicar o notificar un pronunciamiento no depende del nombre del documento, sino de su naturaleza jurídica, efectos y procedimiento. Los oficios que son meras comunicaciones sin efecto decisorio no están sometidos al régimen especial del Estatuto Tributario ni al Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA). Por el contrario, si contienen decisiones notificables en actuaciones tributarias, aduaneras o cambiarias, deben regirse por el régimen especial previsto en el Estatuto Tributario. En estos casos, la notificación electrónica es la forma preferente, y la publicación por imposibilidad o devolución se regula por el artículo 568 del Estatuto Tributario, prevaleciendo sobre el artículo 69 del CPACA.

Requerimientos y notificación en procedimientos tributarios

Los requerimientos ordinarios y especiales emitidos por dependencias misionales de impuestos forman parte del procedimiento tributario y deben notificarse conforme a las normas especiales del Estatuto Tributario. Por tanto, la publicación por imposibilidad de notificación se ajustará al artículo 568 de dicho estatuto, no al CPACA. Esta especialidad normativa se confirma en doctrina reciente, que privilegia las normas tributarias sobre las generales del procedimiento administrativo común.

Parte decisoria y actos que afectan el Registro Único Tributario

Se aclara que la “parte decisoria” o “resolutiva” de un acto administrativo corresponde a la sección que contiene la decisión administrativa, en contraste con la parte motiva que expone fundamentos. Aunque en algunos regímenes solo sea necesario publicar esta parte, la norma especial aplicable determinará el alcance. Respecto a actos que suspenden o levantan la inscripción en el RUT, no existe prohibición legal para expedirlos en forma plural, pero deben garantizar la individualización clara de cada contribuyente, la causal aplicable y el debido proceso. Cualquier acto que agrupe varios sujetos debe permitir identificar, motivar y separar cada decisión para conservar su carácter particular.

Publicación y protección de datos personales

En actos plurales publicados en la web, se debe evitar la divulgación irrestricta de datos personales y limitar la información a lo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad de notificación. Esto se ajusta a los principios de finalidad, necesidad, circulación restringida y seguridad establecidos en la Ley de Protección de Datos Personales. La publicación busca garantizar el derecho de defensa sin exponer información confidencial de terceros. Este concepto reafirma la prevalencia de normas especiales en materia tributaria para la notificación y publicación de actos administrativos, procurando un equilibrio entre la transparencia y la protección de datos personales. Para consulta adicional, la normativa y doctrina aplicable está disponible en el normograma DIAN, herramienta oficial que facilita el acceso a las disposiciones legales y doctrinales actualizadas, contribuyendo así a una correcta aplicación y comprensión de las normas tributarias.