Entidad emisora, tipo de acto y fecha
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado emitió la Circular Externa No. 04 el 17 de julio de 2026.
Objeto de la norma
La circular regula el fortalecimiento del seguimiento al registro oportuno de procesos y sentencias judiciales en el Sistema eKOGUI, que es el sistema oficial para el registro y seguimiento de la actividad judicial, arbitral y extrajudicial del Estado.
Cambios y disposiciones concretas
- Implementa el Tablero Estratégico de Seguimiento al Registro Oportuno de Procesos y Sentencias Judiciales, herramienta destinada a monitorear el cumplimiento de las obligaciones de registro en el Sistema eKOGUI.
- Establece que el Tablero permite identificar procesos judiciales notificados a partir del 16 de mayo de 2025 y sentencias judiciales notificadas desde el 7 de enero de 2025 que estén pendientes de registro.
- Facilita la consulta de información desagregada por entidad para apoyar la gestión y actualización de los registros.
- Proporciona insumos para la emisión de comunicaciones, alertas y reportes dirigidos a las entidades usuarias del sistema.
Obligaciones creadas
- Los abogados apoderados de las entidades públicas deben actualizar en el Sistema eKOGUI las actuaciones, providencias y decisiones procesales dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación, conforme al artículo 2.2.3.4.1.10 del Decreto 1069 de 2015 modificado por el Decreto 104 de 2025.
- Las entidades públicas usuarias del Sistema eKOGUI deben consultar periódicamente el Tablero Estratégico para verificar el cumplimiento de las obligaciones de registro y actualización de la información litigiosa.
- Se recomienda que la consulta del Tablero sea realizada por los usuarios con los roles de jefe jurídico, administrador o abogado, según la distribución interna de funciones de cada entidad.
- Las entidades deben revisar y validar la información mostrada en el Tablero, dado que esta se genera mediante herramientas de inteligencia artificial y puede presentar omisiones o diferencias.
Ámbito de aplicación
La norma es de aplicación nacional y está dirigida a todas las entidades públicas del orden nacional y territorial que son usuarias del Sistema eKOGUI, así como a sus apoderados legales encargados de la gestión judicial.
Excepciones o exclusiones
No se establecen excepciones expresas en la circular respecto al uso del Tablero y las obligaciones de registro en el Sistema eKOGUI.
Base legal
La expedición de la circular se fundamenta en el Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 104 de 2025, que regula el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado.
Fecha de entrada en vigencia y régimen de transición
La herramienta del Tablero Estratégico estará disponible desde el 21 de julio de 2026 en el micrositio del Sistema eKOGUI (ekogui.defensajuridica.gov.co) y actualizará su información diariamente. La circular solicita el uso inmediato del Tablero para el seguimiento de las obligaciones de registro.
Información complementaria
Además del acceso al Tablero, la Dirección de Gestión de Información de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado remitirá periódicamente información consolidada sobre novedades litigiosas pendientes de registro a los roles de jefe jurídico, administrador y jefe de control interno de las entidades públicas usuarias del sistema.
La circular establece que el uso del Tablero es un apoyo para el seguimiento de las obligaciones, pero no reemplaza la obligación legal de registro ni los mecanismos de control interno que cada entidad debe implementar para garantizar el cumplimiento oportuno. De esta manera, se busca mejorar la eficiencia y transparencia en la gestión judicial del Estado, asegurando que la información esté actualizada y disponible para la toma de decisiones oportunas por parte de las entidades públicas.
