Consideraciones sobre la inclusión de costos indirectos

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente – ha respondido a una consulta sobre la posibilidad de que una entidad pública incluya dentro del presupuesto contractual tanto los costos indirectos como la retención en la fuente. El concepto aclara que las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación pueden incorporar y reconocer dentro del presupuesto los costos indirectos, entendidos como aquellos gastos administrativos o contingentes necesarios para la ejecución del contrato, además de los costos directos. Esta inclusión debe ajustarse a criterios de razonabilidad, proporcionalidad y conexidad con la ejecución contractual, evitando incorporar rubros sin vinculación objetiva con las actividades requeridas por el contrato. Así, la entidad estatal goza de autonomía para configurar el precio y elegir el sistema de pago más adecuado dentro de los límites normativos.

Exclusión de la retención en la fuente en la estructuración del precio

Por otro lado, la agencia señala que la retención en la fuente no puede incluirse como un costo independiente dentro del presupuesto o la estructuración del precio del contrato. Esto se debe a que la retención en la fuente no es un tributo sino un mecanismo de recaudo anticipado del impuesto sobre la renta, que grava la utilidad del contratista en función de su situación fiscal integral, no del contrato en particular. La entidad estatal actúa únicamente como agente de retención, responsable de practicar la retención al momento del pago cuando corresponda, pero no es sujeto pasivo del impuesto sobre la renta ni debe asumir el pago de la retención como un costo adicional. Los proponentes pueden valorar el impacto financiero de la retención al estructurar su oferta, pero esta no debe reconocerse como un valor adicional a cargo de la entidad.

Fundamentos legales y prácticos

El concepto se fundamenta en disposiciones del Código Civil, Código de Comercio y la Ley 80 de 1993, además de pronunciamientos jurisprudenciales y doctrinales que definen el precio en los contratos estatales como el valor total que se paga por un bien o servicio, incluyendo los costos y la utilidad del contratista, así como los tributos ligados a la transacción o ejecución. Se destaca que para la planeación y estructuración del proceso contractual, las entidades deben realizar un análisis detallado del sector, incluyendo costos directos e indirectos, y definir la metodología para estructurar el precio, siempre respetando los principios de economía y eficiencia en el uso de recursos públicos.

Conclusión

En resumen, la Agencia Nacional de Contratación Pública establece que las entidades estatales pueden y deben incluir los costos indirectos en el presupuesto contractual, siempre que estén debidamente justificados y relacionados con la ejecución del contrato. En cambio, la retención en la fuente no debe incorporarse como un costo autónomo, dado que es un mecanismo de recaudo anticipado del impuesto sobre la renta, y la entidad actúa solo como agente retenedor. Esta precisión contribuye a una mejor planeación y estructuración de los contratos estatales, evitando confusiones sobre los costos que deben ser asumidos por las entidades y aquellos que corresponden a obligaciones fiscales del contratista. Para mayor información y consulta de conceptos relacionados, la Agencia dispone de un sistema de relatoría accesible en su sitio web oficial, donde se pueden consultar documentos, conceptos y guías que facilitan la correcta aplicación de las normas en materia de contratación pública.