Contexto y situación planteada

Una entidad bajo el marco normativo de las NIIF para PYMES, sujeta a un proceso judicial con embargo y administración estatal de sus bienes, detectó que en sus registros contables figuraban inventarios y activos que: no fueron entregados físicamente, carecen de identificación suficiente, no tienen evidencia física o documental que confirme su existencia y cuyo destino es desconocido. Ante esta situación, la administración busca ajustar la contabilidad para reflejar la realidad económica conforme al marco técnico normativo vigente.

Marco normativo aplicable

Las NIIF para PYMES, adoptadas en Colombia por la Ley 1314 de 2009 y el Decreto 2420 de 2015, definen un activo como un recurso controlado que genera beneficios económicos futuros. Para el reconocimiento en estados financieros, debe existir evidencia, control y probabilidad de beneficios. En este caso, la ausencia de evidencia y control afecta la definición y el reconocimiento.

Tratamiento contable recomendado

El CTCP indica que, ante la inexistencia comprobable o falta de control sobre los activos, corresponde realizar la baja en cuentas del activo y reflejar el impacto en resultados. Este procedimiento se diferencia del reconocimiento de deterioro, que aplica cuando el activo existe pero su valor es menor. La administración debe documentar adecuadamente las circunstancias que justifican la baja.

Revelaciones en estados financieros

Se recomienda incluir en las notas información clara sobre la naturaleza de los activos dados de baja, las razones para no verificar su existencia, el impacto del ajuste y cualquier incertidumbre relacionada. Dichas revelaciones están contempladas en las secciones correspondientes de las NIIF para PYMES.

Consideraciones adicionales para entidades bajo administración estatal

Cuando la entidad está bajo la administración de la Sociedad de Activos Especiales (SAE), responsable de administrar bienes incautados, es necesario coordinar el tratamiento contable con los lineamientos y procedimientos de esta entidad. Aunque el reconocimiento contable se rige por las NIIF para PYMES, se debe asegurar coherencia con las directrices de la SAE para garantizar la consistencia de la información financiera y la gestión de los bienes. En conclusión, el CTCP ofrece un marco general para tratar activos sin evidencia física o documental bajo NIIF para PYMES, destacando la importancia de la baja en cuentas y las revelaciones pertinentes, con especial atención a la coordinación con la administración estatal cuando aplique. De esta manera, se promueve la transparencia y la fidelidad en la presentación de los estados financieros, contribuyendo a una adecuada toma de decisiones por parte de los usuarios de la información financiera.