Alcance del concepto y marco normativo

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), como organismo encargado de la normalización técnica en contabilidad e información financiera, respondió una consulta sobre el tratamiento contable de un contrato de suministro, instalación y puesta en marcha de un sistema de automatización y seguridad para un edificio en propiedad horizontal. Este contrato incluye servicios como videportero, control de acceso, CCTV y respaldo eléctrico, con un pago fraccionado en cuotas mensuales.

Criterios para el reconocimiento de activos en copropiedades

De acuerdo con los marcos técnicos normativos desarrollados bajo la Ley 1314 de 2009 y orientados mediante el Documento de Orientación Técnica No. 15 (DOT 15) para propiedades horizontales, los bienes comunes no esenciales de una copropiedad no deben reconocerse como activos en su contabilidad. Esto se debe a que no existe el elemento de control exigido para su reconocimiento en el estado financiero. Solo cuando los bienes hayan sido formalmente desafectados —es decir, separados legalmente del régimen de bienes comunes mediante los mecanismos previstos en la ley y con la transferencia de riesgos, beneficios y control a la copropiedad— se justificaría su reconocimiento como propiedad, planta y equipo.

Implicaciones prácticas para la administración de la copropiedad

Corresponde a la administración de la copropiedad evaluar la naturaleza económica de las erogaciones derivadas del contrato y aplicar el tratamiento contable adecuado según el grupo normativo (grupo 2 o 3) al que pertenezca la entidad. Esto implica analizar integralmente las condiciones contractuales y económicas para determinar si el contrato debe ser registrado como activo o gasto. Este concepto se emite con base en la información suministrada por el solicitante y sin perjuicio de estudios particulares que puedan requerirse en cada caso. En conclusión, el CTCP establece parámetros claros para el registro contable en copropiedades, promoviendo la correcta aplicación de las normas y evitando reconocimientos indebidos de activos. De esta manera, se busca garantizar la transparencia y la adecuada presentación de la información financiera en las copropiedades bajo el régimen de propiedad horizontal.