Entrega y oportunidad de los estados financieros

La asamblea general de propietarios es el órgano encargado de aprobar los estados financieros y el presupuesto, por lo que la administración debe presentar esta información para su consideración. Aunque la Ley 675 de 2001 no establece un plazo específico para la entrega previa a la asamblea, se debe garantizar que los copropietarios dispongan de información suficiente y oportuna para ejercer sus derechos. En ausencia de plazos determinados, se pueden aplicar de manera supletiva las normas del Código de Comercio, como el derecho de inspección quince días antes de la asamblea.

Dictamen del revisor fiscal y disponibilidad para los propietarios

Los estados financieros deben estar certificados y acompañados del dictamen del revisor fiscal cuando exista. Este dictamen forma parte integral de la información financiera y debe entregarse junto con los estados financieros para que los propietarios puedan realizar un análisis completo. La Ley 675 no define un plazo específico para esta entrega, pero se recomienda que se haga con suficiente anticipación, siguiendo principios de transparencia y acceso a la información.

Proyecto de presupuesto y funciones del administrador

El proyecto de presupuesto debe ser sometido a la asamblea para su aprobación. Aunque no hay un término legal para su entrega previa a los propietarios, es recomendable que se facilite con tiempo suficiente para su análisis, conforme a lo que establezca el reglamento de propiedad horizontal. Respecto a la convocatoria y citación a asambleas, la certificación del cumplimiento no es función del revisor fiscal sino de la administración. Si el administrador no actualiza los registros o incumple con la convocatoria, los copropietarios deben acudir a las instancias previstas en el régimen de propiedad horizontal para exigir su cumplimiento.

Causación y cobro de intereses de mora y cuotas extraordinarias

Según el artículo 30 de la Ley 675 de 2001, el incumplimiento en el pago de expensas comunes genera intereses de mora que deben reconocerse contablemente aplicando los principios de devengo, integridad y representación fiel. La administración está obligada a causar y cobrar estos intereses, y a reflejarlos en los estados financieros. Sobre las cuotas extraordinarias, el reconocimiento contable debe seguir las directrices del documento de orientación técnica No. 15, considerando el momento en que se aprueba su cobro por la asamblea.

Gastos y contabilización de activos

El administrador debe ejecutar el presupuesto aprobado y no realizar gastos por criterio propio sin autorización, salvo en casos de urgencia o conservación de bienes comunes. En cuanto a la contabilización de la compra de un cerco eléctrico, se debe evaluar si cumple con los criterios para ser reconocido como activo o gasto, siguiendo el marco técnico normativo. En general, bienes comunes esenciales no se reconocen como activos en los estados financieros de la copropiedad.

Mecanismos para garantizar la presentación adecuada de estados financieros

La administración es responsable de llevar la contabilidad y preparar estados financieros completos, incluyendo intereses de mora cuando proceda. Si se niega a hacerlo, los copropietarios pueden recurrir a los mecanismos de control y decisión establecidos en el régimen de propiedad horizontal. El CTCP enfatiza que el reconocimiento contable de estos hechos económicos no es discrecional, sino obligatorio para reflejar la representación fiel de la situación financiera. Este concepto del CTCP se fundamenta exclusivamente en aspectos técnico-contables y no aborda temas legales o administrativos propios del régimen de propiedad horizontal, como la convocatoria o responsabilidades administrativas, que corresponden a otros organismos y normativas específicas. Por lo tanto, se recomienda a los administradores y copropietarios consultar también la normativa legal vigente y asesoría jurídica cuando sea necesario para garantizar el cumplimiento integral de sus obligaciones.