El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), organismo encargado de la normalización técnica en contabilidad e información financiera y adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, emitió un concepto sobre la impresión y llevanza de libros contables en notarías. El pronunciamiento surge a partir de una consulta sobre la situación en la que un contador anterior inició la impresión de libros contables con registros desde el año 2024, pese a que el notario estaba nombrado y en ejercicio desde 2023. En este sentido, el CTCP aclaró que los libros contables deben incorporar de manera cronológica e íntegra todos los registros desde el momento en que existe la obligación legal de llevar contabilidad y se desarrollan hechos económicos susceptibles de reconocimiento contable.

Normativa aplicable

Con base en el artículo 48 del Código de Comercio, se establece que los hechos económicos deben documentarse y registrarse en los libros contables de forma completa y ordenada en el tiempo. Además, el anexo 6-2019 del Decreto 2270 de 2019, compilado en el Decreto Único Reglamentario – DUR 2420 de 2015, resalta la importancia de conservar la integridad y trazabilidad de la información contable. Por otra parte, el artículo 14 del Decreto 1347 de 1970 señala que las notarías están obligadas a llevar libros contables debidamente numerados, foliados y registrados ante la administración tributaria, actualmente la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Esta misma norma asigna a la Superintendencia de Notariado y Registro funciones de inspección y vigilancia sobre los sistemas de contabilidad notarial.

Conclusiones del CTCP

En conclusión, si una notaría realiza operaciones económicas desde un determinado período, los libros contables deben reflejar todos esos movimientos desde entonces, para preservar la integridad y completitud de la información financiera. Este concepto se fundamenta en la normativa vigente y busca evitar vacíos o inconsistencias en la contabilidad notarial. El CTCP aclara que su pronunciamiento se limita a aspectos técnico-contables y no afecta las competencias de supervisión de la Superintendencia de Notariado y Registro. Además, enfatiza que la respuesta está basada exclusivamente en la información suministrada por el solicitante, conforme a lo establecido en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011. Con esta aclaración, el CTCP reafirma su compromiso con la correcta aplicación de las normas contables y la transparencia en la gestión financiera de las notarías, contribuyendo así al fortalecimiento de la confianza en la información financiera presentada por estas entidades.