El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), organismo adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, emitió un concepto técnico sobre el uso no autorizado de la firma y datos profesionales de contadores públicos por parte de empresas tras la terminación de la relación laboral o contractual.

Implicaciones legales y normativas

El artículo 10 de la Ley 43 de 1990 establece que la firma o atestación de un contador público en actos propios de la profesión presume que el acto cumple con los requisitos legales y que las cifras en los estados financieros reflejan fielmente los registros contables. Por tanto, resulta ilegal que una entidad utilice el nombre, número de tarjeta profesional, o firma (manuscrita, mecánica, electrónica o digital) de un contador sin su autorización expresa, especialmente cuando el profesional ya no participa en el proceso de elaboración o certificación de la información financiera. Además, los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 requieren que el representante legal y el contador público certifiquen los estados financieros, verificando previamente su contenido. El uso no autorizado de la firma desnaturaliza esta responsabilidad y puede generar consecuencias legales. La Ley 527 de 1999 reconoce efectos jurídicos a los mensajes de datos y firmas electrónicas o digitales, siempre que cuenten con la autorización del titular. El uso indebido de estos mecanismos compromete la autenticidad e integridad documental.

Acciones recomendadas para el contador afectado

El contador público que detecte el uso no autorizado de su firma o datos profesionales debe actuar para desvincularse formalmente de esas actuaciones. Se recomienda dejar constancia escrita de la no autorización, comunicar formalmente la situación a la entidad involucrada y poner los hechos en conocimiento de las autoridades competentes, incluida la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores (UAE JCC). Además, puede considerar acciones civiles, penales o administrativas según corresponda. Este concepto técnico se limita a aspectos legales y éticos generales, sin entrar en determinación de responsabilidades específicas, que corresponden a las autoridades competentes. En conclusión, la utilización indebida de la firma o datos profesionales de un contador público tras la finalización de la relación laboral o contractual es contraria a la normativa vigente y puede acarrear consecuencias legales para la entidad que incurra en esta práctica. Por ello, es fundamental que tanto contadores como empresas respeten los límites legales para garantizar la integridad y autenticidad de la información financiera.