Base técnica y normativa aplicable

El CTCP recordó que, conforme al marco técnico de información financiera para microempresas (Grupo 3), incorporado en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, la contabilidad debe llevarse bajo la base de causación o devengo. Esto significa que los hechos económicos deben reconocerse en el momento en que ocurren y cumplen los criterios de reconocimiento, independientemente del momento del pago o cobro efectivo. Además, el organismo enfatizó que las transacciones deben reflejar su realidad económica y no únicamente su forma legal, conforme a lo establecido en el marco técnico aplicable.

Criterios para el reconocimiento contable del ajuste en cuotas

El ajuste en la cuota de administración aprobado por la asamblea general genera un hecho económico que, para efectos contables, debe ser reconocido cuando se configure el derecho de cobro y la obligación correlativa de pago, y existan elementos suficientes para medir este derecho con fiabilidad. El CTCP destacó que, aunque el acta formal de la asamblea es un soporte importante, no es el único elemento válido para el reconocimiento contable. Otros documentos verificables, como registros electrónicos de votaciones o certificaciones del presidente y secretario de la asamblea, pueden respaldar razonablemente la decisión tomada.

Competencia y responsabilidad de la administración

La determinación de la eficacia jurídica de las decisiones de la asamblea y los requisitos legales para su formalización corresponden al marco normativo de propiedad horizontal y no son competencia del CTCP. Por tanto, la administración de la copropiedad debe evaluar las particularidades del caso y la suficiencia y confiabilidad de los soportes para registrar contablemente el ajuste en las cuotas de administración conforme a los criterios de reconocimiento contable. Este pronunciamiento reafirma la obligación de reconocer los hechos económicos en los estados financieros cuando se cumplan los criterios técnicos y se cuente con soporte adecuado, contribuyendo así a la transparencia y confiabilidad de la información financiera en las propiedades horizontales. De esta forma, se garantiza que la contabilidad refleje fielmente la situación financiera y los cambios en las obligaciones de los copropietarios, fortaleciendo la gestión y administración de estos bienes comunes.