La Superintendencia de Sociedades respondió a una consulta relacionada con la expedición de hojas adicionales para el libro de actas de la junta directiva de una sociedad y sobre la obligación de registrar las actas de juntas de socios en el registro mercantil. El concepto se basa en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el Decreto 1736 de 2020 y la Resolución 100-000041 de 2021, y es de carácter general y no vinculante para casos particulares.

Competencia para expedir hojas adicionales y registro mercantil

De acuerdo con el análisis normativo, es obligación de todo comerciante inscribir en el registro mercantil los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios, según lo establece el artículo 28 del Código de Comercio. Sin embargo, el libro de actas de junta directiva no requiere inscripción en el registro mercantil. Esta disposición fue reforzada por el artículo 175 del Decreto 19 de 2012, que suprimió la obligación de registrar el libro de actas de junta directiva. Por lo tanto, las cámaras de comercio, encargadas del registro mercantil, no están obligadas a recibir el registro del libro de actas de junta directiva. En cuanto a la expedición de hojas adicionales para dicho libro, la entidad consultante deberá verificar si es competente para este trámite, pues el concepto no establece un procedimiento específico ni costos asociados.

Implicaciones prácticas

Para las sociedades, esta aclaración implica que deben continuar inscribiendo en el registro mercantil los libros de socios y las actas de asambleas o juntas de socios, pero no es necesario registrar el libro de actas de junta directiva. Esto simplifica ciertos trámites y evita costos asociados al registro de este último libro. Se recomienda a las entidades interesadas consultar directamente la normatividad vigente y los conceptos emitidos por la Superintendencia de Sociedades disponibles en su sitio web, así como el aplicativo Tesauro para acceder a doctrina jurídica y jurisprudencia mercantil relacionada. De esta manera, las sociedades podrán garantizar el cumplimiento normativo y optimizar sus procesos internos relacionados con la documentación y registro de sus actos societarios.