La Superintendencia de Sociedades respondió a una consulta planteada respecto a la identificación de personas naturales en los procesos de debida diligencia, especialmente cuando existen discrepancias entre los datos del Registro Único Tributario (RUT) y la cédula de ciudadanía.

Documento prevalente para identificación

Se aclaró que la cédula de ciudadanía es el documento oficial para identificar a los ciudadanos mayores de 18 años en actos civiles, políticos, administrativos y judiciales. Por su parte, el RUT es un mecanismo para identificar a quienes deben cumplir obligaciones tributarias, pero no sustituye ni modifica el documento de identidad personal. En este sentido, para efectos de debida diligencia, debe prevalecer la información contenida en el documento oficial de identidad, aunque la información del registro mercantil también debe estar actualizada para cada persona natural o jurídica.

Alcance del deber de verificación

El deber de verificación, según el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, implica que las sociedades adopten procedimientos para comprobar la identidad y evaluar la coherencia de la información suministrada. Esto incluye consultar y contrastar datos con fuentes oficiales, como el registro mercantil y la Registraduría Nacional del Estado Civil. La verificación no es un mero cotejo formal, sino un enfoque basado en riesgos para gestionar la relación jurídica.

Medidas de debida diligencia frente a inconsistencias

Se indicó que es procedente y suficiente que la sociedad identifique y documente las inconsistencias detectadas entre RUT y cédula, soporte la información correcta con el documento oficial de identidad y solicite al tercero la actualización del RUT, aunque esta actualización sea obligación exclusiva del titular ante la DIAN. Estas acciones forman parte del deber de verificación y permiten evidenciar el proceso realizado.

Traslado de consultas a entidades competentes

La Superintendencia aclaró que no es competente para resolver algunas inquietudes relacionadas con la relación entre la obligación de reportar información a la DIAN y los principios de protección de datos personales, ni sobre la responsabilidad de las sociedades frente a la verificación y tratamiento del dato personal. Estas preguntas fueron trasladadas a la Superintendencia de Industria y Comercio y a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para que se pronuncien dentro de sus competencias.

Responsabilidad y confidencialidad en el tratamiento de datos

Se recordó que la Circular Básica Jurídica establece que la información obtenida en el proceso de debida diligencia debe ser documentada y resguardada, respetando la normativa de protección de datos personales vigente (Leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012, entre otras). Además, se debe garantizar la reserva de reportes de operaciones sospechosas conforme a la ley aplicable. Finalmente, la Superintendencia invitó a consultar en su página web los conceptos jurídicos y la normatividad relacionada para ampliar la información sobre estos temas, reafirmando su compromiso con la transparencia y la correcta gestión en los procesos de debida diligencia.