Objeto y alcance de la norma

La Resolución 0-0245 de 2026 tiene por objeto reglamentar el acceso y uso de los sistemas de información de la Fiscalía General de la Nación. Define los principios, condiciones, deberes, responsabilidades y controles aplicables para su utilización y para la gestión de la información institucional asociada a dichos sistemas. El ámbito de aplicación comprende a todos los servidores públicos de la Fiscalía, sin importar la naturaleza de su vinculación, así como a contratistas, practicantes, pasantes, judicantes, proveedores, usuarios externos y demás personas naturales o jurídicas autorizadas para acceder o interactuar con los sistemas de información o la información institucional. Las obligaciones se aplican desde la habilitación de cualquier mecanismo de autenticación y permanecen vigentes mientras exista la autorización correspondiente.

Cambios normativos y principios rectores

La norma establece un marco institucional bajo los siguientes principios:

• Finalidad funcional del acceso: Acceso limitado a funciones, competencias y responsabilidades asignadas.
• Responsabilidad y demostrabilidad: Los usuarios deben justificar objetivamente el uso funcional legítimo de la información.
• Trazabilidad institucional: Registro y auditoría de todas las actuaciones para garantizar integridad y control.
• Titularidad institucional de la información: La información es un activo institucional; el acceso no confiere derechos de propiedad o disposición.
• Confidencialidad permanente: Deber que subsiste tras la terminación de la vinculación o cambio de funciones.
• Necesidad y mínimo privilegio: Acceso limitado a los permisos estrictamente necesarios.
• Proporcionalidad y segregación de funciones: Evitar concentración innecesaria de privilegios.

Obligaciones de los usuarios

Los usuarios autorizados deben:

• Utilizar los sistemas exclusivamente para funciones institucionales asignadas.
• Acceder sólo a la información necesaria para sus funciones.
• Custodiar sus credenciales y evitar divulgación o uso indebido.
• Proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
• Reportar inmediatamente incidentes de seguridad o accesos no autorizados.
• Informar sobre asignación indebida de permisos o perfiles de acceso.
• Colaborar con auditorías, investigaciones y administración tecnológica.
• Abstenerse de acciones que alteren o evadan mecanismos de seguridad y trazabilidad.
• Actualizar y administrar la información conforme a responsabilidades y procedimientos.
• Cumplir con las demás obligaciones previstas en la norma y políticas institucionales.

Prohibiciones específicas

Se prohíbe a los usuarios:

• Acceder o utilizar información sin una finalidad funcional legítima y verificable.
• Realizar consultas masivas o motivadas por intereses personales o ajenos a funciones públicas.
• Solicitar o facilitar que otros usuarios accedan indebidamente a la información.
• Usar credenciales o perfiles para fines distintos a los autorizados.
• Compartir o prestar credenciales o mecanismos de autenticación a terceros.
• Acceder a sistemas o funcionalidades para las que no estén autorizados.
• Alterar registros de auditoría, trazabilidad o mecanismos de seguridad.
• Instalar o usar programas no autorizados que comprometan la seguridad.
• Extraer o divulgar información por medios no autorizados sin autorización legal o expresa.
• Utilizar la información para obtener beneficios personales o favorecer/perjudicar a terceros.
• Ejecutar cualquier conducta que exceda funcionalmente el acceso otorgado.

Administración de credenciales y seguridad

Las credenciales y mecanismos de autenticación son personales, intransferibles y deben custodiarse diligentemente. El usuario es responsable por su uso y debe informar inmediatamente sobre pérdida, compromiso o uso indebido. La entidad podrá implementar medidas técnicas y administrativas para proteger los sistemas, incluyendo suspensión o revocatoria de accesos, controles adicionales de autenticación y otras medidas preventivas.

Registros, trazabilidad y auditoría

Las actuaciones en los sistemas serán registradas para garantizar seguridad, gestión del riesgo y cumplimiento normativo. Estos registros constituyen información institucional y podrán ser usados en procesos administrativos, disciplinarios o judiciales. Se prohíbe alterar o interferir con estos mecanismos.

Base legal y vigencia

La expedición de la resolución se fundamenta en el artículo 251 de la Constitución Política, el Decreto Ley 016 de 2014 y su modificación por el Decreto Ley 898 de 2017, entre otras normas relacionadas con seguridad de la información y protección de datos personales. La resolución rige desde su fecha de expedición, el 12 de agosto de 2026, sin establecer un régimen de transición específico.

Conclusión

La Resolución 0-0245 de 2026 establece un marco normativo para el acceso y uso de los sistemas de información en la Fiscalía General de la Nación, definiendo principios, deberes, prohibiciones y controles para la adecuada administración, seguridad y trazabilidad de la información institucional. Las obligaciones y restricciones aplican a todos los usuarios autorizados, con responsabilidad individual sobre el uso y custodia de credenciales y datos. Este marco contribuye a fortalecer la integridad y confianza en la gestión de la información, asegurando el cumplimiento de los fines institucionales y la protección de los derechos fundamentales vinculados a la información.