Naturaleza y competencia jurídica

La Oficina Asesora Jurídica, en ejercicio de sus funciones y conforme al Decreto 1294 de 2021, emitió un criterio orientador para la gestión de los saldos a favor de terceros originados en notas crédito por ajustes de facturación y pagos previos o prepagos. Estos saldos, mientras no sean objeto de devolución, compensación, aplicación o depuración soportada, deben considerarse recursos de terceros u obligaciones potencialmente restituibles, y no ingresos propios de libre disponibilidad de la entidad.

Plazos de prescripción y términos aplicables

La entidad debe distinguir entre saldos tributarios y no tributarios. Para los saldos tributarios liquidados en declaraciones, el Decreto 2277 de 2012 establece un término de dos años para solicitar devolución. En casos de pagos en exceso o pagos de lo no debido tributarios, se aplica el término de prescripción de cinco años según el Código Civil. Para saldos no tributarios, como prepagos o ajustes de facturación, no existe una caducidad general, aplicándose el régimen general de prescripción con análisis individual. El cómputo del término comienza cuando el saldo se hace exigible, cierto y determinable, lo que varía según el origen del saldo: la fecha de reconocimiento o contabilización de la nota crédito, el cierre de la relación comercial para prepagos, o la configuración del pago en exceso para estos casos.

Procedimiento para la depuración y devolución

La depuración contable de los saldos no reclamados es viable pero requiere un procedimiento formal que incluya inventario individualizado, clasificación del saldo, gestiones razonables de ubicación del titular, comunicación o publicación institucional y revisión por la instancia competente. Además, debe expedirse un acto administrativo motivado para declarar prescripción, negar devoluciones extemporáneas o incorporar valores como recursos propios. En cuanto a las solicitudes de devolución presentadas dentro de los términos aplicables, la entidad debe tramitar y decidir de fondo, verificando identidad, legitimación, existencia y cuantía del saldo, soportes documentales y la titularidad de la cuenta bancaria para realizar el pago.

Riesgos y recomendaciones institucionales

Mantener saldos a favor sin gestión adecuada puede generar riesgos jurídicos, fiscales, disciplinarios, contables y operativos. Para mitigar estos riesgos, se recomienda adoptar una política institucional específica para la administración de saldos a favor de terceros, estableciendo reglas claras sobre clasificación, gestión documental, localización, requisitos de devolución, análisis de prescripción y procedimientos de depuración. Finalmente, se sugiere implementar indicadores de gestión y un calendario anual de depuración para fortalecer el control interno y garantizar la confiabilidad de la información financiera. Este concepto jurídico tiene naturaleza orientadora y no sustituye la competencia decisoria de las dependencias responsables de la entidad para verificar, aprobar y ejecutar las acciones correspondientes a cada saldo concreto. De esta manera, se garantiza una gestión transparente y eficiente que salvaguarde los intereses tanto de la entidad como de los terceros involucrados.